+7(499)495-49-41

Как в табеле выставляется невыясненные причины

Содержание

Сотрудник не вышел на работу: что проставить в табеле учета

Как в табеле выставляется невыясненные причины

Табель учета рабочего времени персонала является основным документом, по которому производятся начисления заработной платы сотрудникам организации. Заполнение табеля — обязанность работника, назначенного ответственным за это приказом руководителя.

Форма документа — унифицированная и все записи вносятся в нее в соответствии с утвержденной кодировкой. По этим записям можно однозначно определить, в какой день сотрудник погулял, а в какой — отсутствовал на рабочем месте по неустановленной причине.

О том, как информация о рабочем времени сотрудника отражается в табеле учета, рассказывается в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как вносится информация о неявке работника в табель учета рабочего времени;
  • какие коды используются в табеле для обозначения причин невыхода сотрудника на работу;
  • как обозначается неявка по невыясненной причине;
  • какие унифицированные формы используются сегодня для учета рабочего времени;
  • в какие графы табеля вписываются дни неявок.

Ведение табеля учета рабочего времени на всех сотрудников является обязанностью любого работодателя, вне зависимости от формы собственности предприятия и численности его штата. Это требование, в том числе, относится и к работодателям — физическим лицам.

Обратите внимание: лицом, ответственным за ведение табеля учета может быть назначен не только сотрудник отдела кадров, но и любой работник, например, начальник структурного подразделения или руководитель группы, работающей на удаленном рабочем месте.

Для ведения табеля в настоящее время используется специальная унифицированная форма (код по ОКУД 0504421), утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, скачать ее бланк вы можете здесь. Использование данной формы позволяет:

  • отразить и учесть количество часов, отработанных сотрудником за каждый рабочий день отчетного календарного месяца, а также определить сумму рабочего времени, отработанного в течение данного месяца;
  • на основании персонифицированной информации произвести расчет заработной платы каждому сотруднику, включенному в данный табель, с учетом кодов выплат;
  • фиксировать случаи, когда работник опоздал, прогулял или не вышел на работу по неустановленной причине, а также — когда он находился на больничном, в отпуске или командировке;
  • получать общее представление о соблюдении дисциплины труда работником и на основании представленных в документе сведений применять меры дисциплинарного взыскания.

Факт отсутствия сотрудника на рабочем месте, если это не банальное опоздание на несколько минут, обязательно должен быть зафиксирован в табеле учета рабочего времени.

Причиной неявки может быть и несчастный случай, и внезапно возникшие обстоятельства, а также просто низкий уровень ответственности работника и элементарное нежелание выполнять трудовые обязанности.

В любом случае лицо, ответственное за ведение табеля учета рабочего времени обязано отразить факт неявки в этом документе в соответствии с тем кодом, который предусматривается именно для подобных инцидентов.

Как ведется табель учета рабочего времени 

Бланк табеля учета рабочего времени разработан таким образом, чтобы минимизировать время, затрачиваемое на его заполнение.

По сути, ответственному сотруднику нужно только ежедневно проставлять отметки в соответствии с установленными кодами напротив фамилий работников.

По этим кодам можно судить о том, явился ли сотрудник на работу, в какое время суток он работал и по какой причине отсутствовал. Примеры кодов, использующихся заполнении табеля, представлены ниже.

Форма Т-12 также доступна по ссылке.

Табель составляется  в единственном экземпляре и является документом, от правильности заполнения которого зависит начисляемая работникам заработная плата. Естественно, вести его необходимо в соответствии с утвержденным порядком, который, как правило, устанавливается либо локальным нормативным актом работодателя, либо должностной инструкцией табельщика.

Работодатель вправе использовать или не использовать унифицированную форму ведения табеля, но, если эта форма разработана им самостоятельно, ее необходимо утвердить приказом руководителя.

Как в табеле учета рабочего времени отражается факт невыхода сотрудника на работу

В зависимости от причины неявки сотрудника на работу, при заполнении табеля используются различные коды, которые, кроме буквенного, имеют еще и цифровое обозначение.

Так, если сотрудник прогулял, но через несколько часов все-таки появился на рабочем месте, в табеле ему проставляется двойной код: «ПР» и «Я», означающие, а также количество отработанных им фактически часов.

Образец заполнения табеля в случае прогула работника представлен ниже.

Скачать образец можно здесь.

Если причина, по которой сотрудник отсутствует на рабочем месте, остается невыясненной, в течение всех рабочих дней до момента выяснения этой причины, в табеле учета проставляется буквенный код «НН», а количество фактически отработанных часов при этом не указывается. Образец заполнения табеля в случае отсутствия работника по неустановленной причине представлен ниже.

Скачать образец табеля можно по ссылке.

Какие коды причины отсутствия работника используются в табеле, их виды и особенности применения

Но, как показывает практика, существует множество причин, по которым сотрудник может не выйти на работу. Кодировкой табеля предусматриваются все возможные случаи, чтобы можно было не только правильно рассчитать заработную плату работника, но и вести статистический учет таких причин, отрицательно сказывающихся на деятельности всего предприятия. Эти причины отражены в таблице ниже.

Причина отсутствия сотрудника на рабочем местеКод
Отстранение от работы без оплатыНБ
Невыход на работу в связи с задержкой выплаты заработной платыНЗ
Отстранение  от работы с сохранением заработной платыНО
Неявка по невыясненным причинамНН
Неявка по причине нахождения в основном отпускеОТ
Неявка по причине нахождения в дополнительном отпускеОД
Командировка, служебная поездкаК
Временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родамБ
Необходимость исполнения государственных обязанностейГ
Невыход на рабочее место без уважительной причиныПР
Выходной или нерабочий праздничный деньВ
Дополнительные оплачиваемые выходные дниОВ
Дополнительные неоплачиваемые выходные дниНВ

Табельщик или лицо, которому ведение табеля вменено как дополнительная обязанность, должно проставлять коды причин неявки только имея к тому все основания, подтвержденные соответствующим документом.

Например, код «Б» в табеле может быть проставлен только после того, как работник предъявит лист временной нетрудоспособности, выданный ему медицинской организацией.

А вот код «Г» может быть проставлен только на основании приказа по основной деятельности, подписанного директором предприятия после того, как сотрудник предъявит соответствующий вызов, оформленный судебными органами, военным комиссариатом или избирательной комиссией.

В том случае, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие уважительную причину его невыхода на работу, в табель учета рабочего времени проставляется код «НН». Если документы впоследствии будут предоставлены или же выяснятся обстоятельства, подтверждающие уважительность причины отсутствия, код может быть исправлен в соответствии с данными обстоятельствами.

Особое внимание следует обратить на обстоятельства фиксации в табеля прогула по коду «ПР». Такой код, подтверждающий нарушение трудовой дисциплины, может быть проставлен в табеле только с соблюдением установленной трудовым законодательством процедуры.

Факт прогула сначала должен быть отражен в докладной записке на имя директора, написанной руководителем подразделения, а затем — зафиксирован соответствующим актом.

После этого в табеле должен быть проставлен код «ПР», подтверждающий правоту работодателя в случае возникновения судебного спора с работником, на которого, по факту прогула может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

И, если окажется, что отметка «ПР» в табеле отсутствует или же работодатель не сможет предъявить сам этот документ, спор работник может выиграть и суд постановит не только восстановить его на прежнем рабочем месте, но и компенсировать ему вынужденный прогул.

Обратите внимание:при проведении проверки налоговые органы могут сверить сведения, представленные в бухгалтерской и кадровой отчетности, с  теми, что зафиксированы в табеле рабочего времени.

Важно, чтобы не только правильно были проставлены коды, но и верно заполнен сам табель.

Необходимо указывать не только ФИО сотрудника, но и его должность, а также контролировать чтобы суммарное количество  отработанного времени, указанное в отчетности, совпадало с количеством неявок в табеле и других документах.

Любое опоздание, простой или неявка должны своевременно и правильно фиксироваться в табеле учета, который является основным документом, отражающим соблюдение (или несоблюдение) каждым сотрудником установленного на предприятии трудового распорядка.

Чтобы избежать ошибок при заполнении табеля учета рабочего времени и правильно оформлять все необходимые кадровые процедуры, связанные с подсчетом отработанных часов, опозданий, прогулов и других значимых событий, ознакомьтесь с нашими материалами:

Источник: https://www.kdelo.ru/art/377233-neyavka-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni

Неявки по невыясненным причинам до выяснения обстоятельств

Как в табеле выставляется невыясненные причины

  • Что включает в себя понятие прогул и каковы меры по предотвращению потерь от прогулов
  • Как правильно зафиксировать неявку работника на работе
  • Какие меры может принять работодатель по отношению к прогульщику

Как правильно оценить ситуацию? Какие документы и в какие сроки оформлять? Как не допустить нарушений трудового законодательства? Эти и другие вопросы рассмотрим в данной статье.

МЕРЫ ПО ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ ПОТЕРЬ ОТ ПРОГУЛОВ

Отсутствие работника на работе даже непродолжительное время нарушает рабочий процесс. Для минимизации ущерба в организации должен быть предпринят ряд мер:

Инструкции носят вспомогательный характер, его не обязательно издавать на бланке организации и заверять подписью руководителя. Главное условие — они должны содержать конкретный алгоритм действий.

Памятка руководителю подразделения о действиях в случае неявки работника

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

РАБОТНИК НЕ ВЫШЕЛ НА РАБОТУ: ФИКСИРУЕМ НЕЯВКУ

В первый день невыхода работника на работу мы не можем быть уверены в том, что он прогуливает (или даже пропал), а не заболел.

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя немедленно приступать к активному розыску. Но если пропавший работник — человек ответственный, живет один, а его телефон не отвечает, рекомендуем съездить к нему домой — возможно, работнику нужна срочная помощь.

В случае невыхода работника на работу в табеле учета рабочего времени ставится буквенный код НН либо цифровой 30 (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств))[1]. Если табель ведется:

  • вручную, можно делать пометки карандашом, чтобы после выяснения причин отсутствия вписать ручкой Б , Т или ПР [2];
  • с помощью компьютера, то все корректировки распечатываются после прояснения обстоятельств неявки.

Если организация большая, со сложной структурой, для единообразия документооборота порядок учета рабочего времени при отсутствии работника следует четко прописать в локальном нормативном акте.

Законодательством также не установлен фиксированный перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены при прогуле. В судах в качестве доказательств чаще всего признаются:

  • табель учета рабочего времени с соответствующими отметками;
  • акты или служебные записки об отсутствии работника на рабочем месте;
ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
  • уведомления работнику с просьбой сообщить о причинах невыхода на работу (Апелляционное определение Мосгорсуда от 02.08. № 11-15221).
ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

ВЫЯСНЯЕМ ПРИЧИНУ НЕЯВКИ

Если работник приносит листок нетрудоспособности или справку об обращении к врачу, все документы о его отсутствии следует подшить в соответствующее дело. Уничтожать их категорически нельзя!

Уведомление о необходимости объяснить причины неявки

Если в течение двух рабочих дней работник не предоставит письменных объяснений, следует составить соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (в т. ч. увольнения) (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Лучше, если письма будут ценныесописью вложения (чтобы исключить спекуляции со стороны работника) и, конечно, с уведомлением о вручении.

ЧТО СЧИТАТЬ ПРОГУЛОМ?

Исчерпывающего перечня уважительных причин отсутствия работника на работе нет. Для оценки проступка следует руководствоваться судебной практикой:

1.Уважительными причинами отсутствия на рабочем месте суды в некоторых случаях считают:

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
  • пожар, короткое замыкание, чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 01.03. по делу № 33-1372/).

2.Неуважительными причинами однозначно признаются:

Приведенные перечни не исчерпывающие — предвидеть все жизненные ситуации невозможно, но, ориентируясь на них, вы сможете более объективно оценить степень вины работника.

КАК ПОСТУПИТЬ С ПРОГУЛЬЩИКОМ

Независимо от применяемого взыскания необходимо строго соблюдать порядок, прописанный в ст. 193 ТК РФ.

из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

С пропавшими работниками ситуация неоднозначная:

Беременных женщин увольнять запрещено, даже если факт прогула подтвержден!

РАБОТНИК УВОЛЕН. ЧТО ДАЛЬШЕ?

Часть 2 ст. 84.1 ТК РФ обязывает работодателя ознакомить работника под роспись с приказом об увольнении, а ч. 4 этой же статьи — выдать в день увольнения трудовую книжку.

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, если работник уволен за прогул[4], с работодателя снимается ответственность за хранение трудовой книжки, но есть обязательства выдать ее не позднее трех дней со дня получения письменного обращения работника.

На приказе об увольнении следует сделать отметку о невозможности довести его содержание до сведения работника в связи с его отсутствием на работе (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Аналогичную запись рекомендуем сделать и в личной карточке.

Строгое соблюдение всех мер, описанных в данной статье, поможет вам избежать ошибок при расставании с прогульщиками и доказать свою правоту суде.

[1] Если в вашей организации не введены свои обозначения, отличные от общепринятых.

[2] Соответственно: временная нетрудоспособность с пособием, временная нетрудоспособность без оплаты или прогул.

[3] Акт о непредоставлении объяснений (ч. 1 ст. 193 ТК РФ) — Прим. научного редактора.

[4] Соответственно, нет необходимости отправлять работнику, уволенному за прогул, уведомление о необходимости забрать трудовую книжку — Прим. научного редактора.

http://www.profiz.ru/kr/10_/neyaa_progul/

Увольнение отсутствующего работника

С другой стороны, любое незапланированное отсутствие работника – это серьезные проблемы для работодателя, необходимо искать замену, сдвигать графики смен, оплачивать сверхурочные. Все это делает понятным раздражение, которое такое отсутствие вызывает.

Пока причина отсутствия не выяснена

  • либо считаются прогулом и не оплачиваются,
  • либо производится оплата в зависимости от основания отсутствия на рабочем месте.

Таким образом, при надлежащем учете работодатель даже теоретически не может выплатить лишнее.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Исходя из этого, в списочную численность целыми единицами включаются, в частности, работники:

в) не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);

г) не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;

ш) совершившие прогулы;

щ) находившиеся под следствием до решения суда.

Таким образом, практически во всех случаях отсутствия как по уважительным, так и по неуважительным причинам работники увеличивают среднесписочную численность организации.

Пути решения проблемы напрямую зависят от обстоятельств «пропажи».

Попытка обязать работника известить работодателя

Первое, что необходимо, так это выяснить, нет ли у работника уважительных причин для отсутствия. Надо четко понимать, что в этой ситуации инициатива всегда должна исходить от работодателя.

Фрагмент трудового договора с условием о необходимости информирования работодателя. Это ошибочная практика!

Более корректная формулировка в трудовом договоре о желательности извещения работодателя работником

Работника нужно найти!

Если работник не сообщает о причинах отсутствия и при этом не находится на рабочем месте, то существуют два пути действий для работодателя:

  • «Правильный» с формальной точки зрения и
  • наиболее часто применяемый на практике.

Работник ушел «в отказ»

Допустим, ситуация выяснилась, уважительных причин нет и работник не хочет возвращаться на рабочее место. У работодателя здесь два пути:

«Законно» уволить невозможно…

Согласно ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работнику дается 2 рабочих дня на подготовку такого объяснения.

Отдельные авторы рекомендуют направлять по почте требования о предоставлении объяснений по факту отсутствия работника, считая это достаточным для издания приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности:

Конечно, никто не запрещает одному лицу, в данном случае юридическому, направлять корреспонденцию в адрес другого лица, даже состоящего с ним в трудовых отношениях.

Безусловно правильным из всех вышеизложенных советов является только один – если уж вы пишите работнику, то позаботьтесь о наличии подтверждения того, что было в письме, и того, что ваше отправление было получено.

Возможный вариант оформления послания потерявшемуся сотруднику показан в Примере 4.

Уведомление отсутствующего работника, которое можно направить по почте

Большинство этих «документов» не имеет никаких правовых последствий, но, так же как и почтовые уведомления, помогут создать впечатление добросовестности поведения работодателя, если спор дойдет до суда.

Подтвердить актом все, что только можно

Приказ об увольнении отсутствующего работника

Акт о невозможности получить объяснения работника

Смерть – «уважительная» причина

Для получения денежных средств родственник умершего должен предоставить работодателю:

  • письменное заявление о выплате причитающихся работнику сумм;
  • копию свидетельства о смерти работника;
  • документ, удостоверяющий личность родственника – получателя денег;
  • документ, подтверждающий факт родства с работником.

Документы предоставляются в виде нотариально заверенных копий или в оригиналах. В последнем случае для целей кадрового делопроизводства с них необходимо снять копии и заверить полномочным лицом организации.

Заявление на получение денег, причитающихся умершему работнику

Заявление о получении денег, причитающихся умершему работнику

Днем увольнения в этой ситуации является дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти. Этой же датой должны прекращаться трудовые отношения с работником и в том случае, если он умер в выходной или праздничный день.

Хранение трудовых книжек, не востребованных родственниками умерших, осуществляется в том же порядке, что и для невостребованных трудовых книжек уволенных сотрудников, то есть в течение 75 лет с момента прекращения трудового договора.

http://hr-portal.ru/article/uvolnenie-otsutstvuyushchego-rabotnika

Сотрудник не появляется на работе около 5 месяцев. Как его уволить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

До выяснения причин отсутствия работника увольнять его за прогул не рекомендуется, поскольку если причины его отсутствия на работе были уважительными, то увольнение будет незаконным.

В случае принятия решения об увольнении отсутствующего работника следует полностью соблюсти процедуру наложения дисциплинарного взыскания, а также порядок увольнения, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.

В первую очередь работодателю необходимо уложиться в сроки применения дисциплинарного взыскания, установленные ст. 193 ТК РФ.

Вторым важнейшим условием надлежащего оформления увольнения за прогул является правильное документальное оформление (общий порядок увольнения работника за прогул приведен, например, в письме Роструда от 31.10.2007 N 4415-6).

Если работодатель все же решит уволить работника за прогул в его отсутствие, то он должен на случай судебного разбирательства собрать доказательства того, что он исполнил все свои обязанности в процессе применения дисциплинарного взыскания.

На основании акта об отсутствии на рабочем месте, а также письменного объяснения либо акта о непредставлении работником объяснения работодатель издает приказ (распоряжение) об увольнении.

Кроме того, работодатель не несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки в случае несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника за прогул.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Поскольку причины отсутствия на работе в рассматриваемой ситуации неизвестны, то нельзя полностью исключить, например, что работник находится на больничном.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

22 ноября г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

http://www.garant.ru/consult/business/366570/ Комментариев пока нет!

Источник: http://otvetjurista.ru/otvety-jurista/nejavki-po-nevyjasnennym-prichinam-do-vyjasnenija.html

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Как в табеле выставляется невыясненные причины

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2018 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.
  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ очередной оплачиваемый отпуск
ОД дополнительный оплачиваемый
ДО административный (без сохранения ЗП)
У

учебный с сохранием ЗП

УВ учебный без отрыва от производства (сокращенный день)УД учебный без сохранения ЗПРпо беременности и родамОЖ по уходу за ребёнком до 3 летОЗ без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаяхДБдополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Яработа в дневное время
Нв ночное время
РВ

работа в выходные и праздники

СсверхурочнаяВМвахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

Кслужебная командировка
ПКповышение квалификации с отрывом от труда
ПМповышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Бвременная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Твременная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧсокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВвынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г

неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПРпрогул без уважительных причинНСрежим неполного рабочего времениВвыходные и праздничные нерабочие дниОВдополнительный оплачиваемый выходнойНВдополнительный неоплачиваемый выходнойЗБзабастовкаННневыясненная причина неявкиРПпростой по вине работодателяНПпростой по не зависящим ни от кого причинамВПпростой по вине работникаНОотстранение от работы (оплачиваемое)НБотстранение без сохранения ЗПНЗприостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/[email protected]):

2000трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010выплаты по гражданско-правовым договорам
2012отпускные
2300больничное пособие
2530оплата в натуральной форме
2760материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020проценты по вкладам

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: http://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Правильные обозначения отсутствия работника – как отмечаются прогулы в табеле учета рабочего времени

Как в табеле выставляется невыясненные причины

> Трудовое право > Дисциплинарная ответственность > Прогул > Правильные обозначения отсутствия работника – как отмечаются прогулы в табеле учета рабочего времени

Многими предприятиями прогул расценивается как грубое нарушение норм внутреннего распорядка режима труда и отдыха.

Данная провинность сопровождается наложением дисциплинарного взыскания, единичные ситуации могут повлечь за собой расторжение трудового контракта с провинившимся сотрудником.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Табель ведется в организации для подтверждения отработанных часов у подчиненных. Его необходимость составления заключается в контролировании режима работы каждого работника, получении информации об отработанных часах, расчете заработной платы и составлении отчетности для органов статистики. 

Какие обозначения поставить, если работник не вышел на работу

Когда трудящийся отсутствует на работе по невыясненным причинам (нет необходимых документов о причине отсутствия), не уведомив о своем отсутствии кадровую службу и руководителя, в табеле проставляется буквенное обозначение «НН» (24).

Данный код фиксируется до тех пор, пока сотрудник не выйдет на рабочее место.

Обратите внимание: за факт отсутствия на работе работника можно наказать. Трудовым кодексом предусмотрено только три вида взыскания — замечание, выговор и увольнение.

Как отмечается отсутствие без уважительной причины?

Даже в случае сообщения руководителем о прогуле работника, проставлять код прогула «ПР» торопиться не стоит. Следует дождаться, когда отсутствующий специалист принесет бумагу с объяснениями.

Бывают случаи, когда проставлены обозначения прогула, а работник отсутствовал по уважительным причинам. Следовательно, табель в бухгалтерию представлен неверный и требует корректировки.

Трудовым кодексом РФ не регламентированы обстоятельства, являющиеся в унифицированном режиме уважительными. То есть законом возлагается на работодателей самостоятельное определение, является ли каждая ситуация в отдельности уважительной причиной отсутствия подчиненных на работе.

Как правило, уважительными считаются причины:

  • болезнь работника;
  • смерть близкого родственника сотрудника;
  • стихийные бедствия, пожар;
  • дорожно-транспортные происшествия.

Определяя уважительность причины, следует основываться на принципы разумности и справедливости.

Не стоит забывать о необходимости составления акта в случае неявки специалиста на работу.

Если не планируется применение дисциплинарного взыскания к увольняющемуся работнику, то возможно оформление отпуска сотрудника без оплаты.

Как обозначаются неявки – образец заполнения Т-13

Существует 2 варианта заполнения табеля: сплошное (за каждый день проставляется обозначение) и по отклонениям (отмечаются только опоздания, пропуски).

Четких указаний по поводу заполнения табеля нет, для каждого предприятия информация в табель записывается основываясь на практические навыки. Если более удобным кажется буквенное обозначение в табеле, применяются они, в противном случае — ставятся цифры.

На бланке табеля в верхней строчке фиксируются данные об отсутствии работника —НН, ПР, нижняя строка остается незаполненной. Для окончательного подсчета отработанных часов за месяц, эти дни в расчет не берутся.

Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, работодателем правомерно оформляется прогул. Остальные случаи пропуска работника не будет являться нарушением трудовых норм.

На практике бывают ситуации, когда сотрудник отсутствовал не весь рабочий день, а только несколько часов. В данной ситуации необходимо обозначить факт прогула и частичную явку. Для унифицированного бланка табеля используется двойной код – «Я/ПР», через дробь указываются отработанные и пропущенные часы.

Пример заполнения табеля при отсутствии без уважительной причины 1 час:

Выводы

Прогул — проступок работника, за совершение которого он может поплатиться своим трудовым местом.

Работодатель также может проявить снисходительность, оформив выговор, замечание или даже не применять никакого наказания провинившемуся подчиненному.

Нарушение трудового регламента оформляется документально, иначе предприятием доказать свою правоту в судебном органе не удастся.

Перед вынесением решения о привлечении к дисциплинарному взысканию работодателю необходимо выяснить, не истек ли срок для данного мероприятия. Данный вид увольнения должен придерживаться положений ст. 193 ТК РФ. Взыскание допускается не позднее 30 дней с даты обнаружения проступка, время болезни сотрудника, нахождения в отпуске в расчет не берется.
Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/distsiplinarnaya-otvetstvennost/progul/kak-otmechayutsya-v-tabele.html

Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся

Как в табеле выставляется невыясненные причины

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

  • ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
  • получать данные об отработанном времени;
  • рассчитывать зарплату;
  • составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы – Т-12 и Т-13*.

Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет).

При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность – табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу.

Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций.

Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы – Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется “учет использования рабочего времени”. Образец заполнения табеля приведен на стр. ….

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации.

Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение – явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.).

Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12.

Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить “К”. А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль.

Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится “в”, а в нижней – нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. …

приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда.

Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам (“НН”).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов.

При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок – в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе.

Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16.

В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска – 09, а неявки по невыясненным причинам – 30.

И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Источник: Кадровое дело

Валентина Митрофанова
 

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-zapolnyat-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-davayte-razberemsya

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.