+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Каков порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Содержание

Как оформить дубликат трудовой книжки (наглядные примеры)

Каков порядок выдачи дубликата трудовой книжки

  • трудовая книжка утеряна;
  • она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  • в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана ­незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя.

Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).

И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2).

Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Пример 1

Согласие на обработку персональных данных, в т.ч. на сбор данных о предыдущих местах работы

Пример 2

Запрос от действующего работодателя бывшему

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Пример 3

Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».

2.

Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата.

После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации.

В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное).

Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении.

И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании ­юридического лица в определенном порядке:

  • следующий порядковый номер записи;
  • дата в графе 2 не заполняется;
  • в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
  • в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с ­подтверждением периода работы и переименования ­компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых ­распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов.

Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой ­книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыду­щих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров).

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки.

Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками.

Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации.
Пример 4

Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

Митрофанова Валентина — учредитель и директор Института профессионального кадровика, эксперт в области трудового законодательства, ведущий российский бизнес-тренер, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

Источник: https://delovoymir.biz/kak-oformit-dublikat-trudovoy-knizhki-naglyadnye-primery.html

Каков порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Каков порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Сколько стоит? Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК. В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников.

Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю. При заведении трудовой книжки или ее дубликата предприятие вправе взимать с сотрудника плату, равную размерам расходов на приобретение бланка.

Его цена зависит от региона, поставщика и условий приобретения товара (опт, договор на особых условиях и т. д.). Средняя стоимость ТК составляет 200 рублей.

Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Какие данные потребуется восстановить Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме.

Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. Следующий, 2021 год, не будет исключением, все правила остаются в силе.

Суд при разрешении спора указал, что действующее законодательство не наделяет работодателя правом требовать от работника представления каких-либо письменных документов в доказательство того факта, что эта работа является для него последней. Поэтому требования работника были удовлетворены (Апелляционное определение от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).

Также работнику должен быть выдан дубликат, если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.). На основании п.

33 Правил ведения и хранения трудовых книжек в таком случае работодатель по последнему месту работы оформляет дубликат трудовой книжки, в который переносит все произведенные в трудовой книжке записи.


При этом на первой странице (титульном листе) пришедшей в негодность трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (п.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат. Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях.

Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Внимание

Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Важно

Оформление Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Онлайн журнал для бухгалтера

На нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество (записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
  • дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном). Запись вносится только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
  • сведения о профессии и (или) специальности (отражаются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов).

Примечание.

Дубликат трудовой книжки

Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата. Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму.

Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой.

Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные. Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз.

Каков порядок выдачи дубликата трудовой книжки и его заполнения

Между тем указанное письмо не имеет характера нормативно-правового акта, поэтому, на наш взгляд, работодатель при оформлении работнику нового вкладыша должен внести сведения только о периоде работы у себя, восстанавливать непрерывный трудовой стаж он не обязан. Однако, если новый работодатель сочтет для себя возможным воспользоваться разъяснениями Федеральной службы по труду и занятости, то на основании соответствующих документов, подтверждающих стаж работы, следует внести в новый вкладыш работника данные о его стаже.

Для этого работнику необходимо запросить соответствующие документы по прежнему месту работы либо в государственных (муниципальных) органах. Для запроса справок, подтверждающих стаж работы, необходимо знать наименование предприятия, его место нахождение (край, район, населенный пункт) и период, в течение которого осуществлялась трудовая деятельность.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже. Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки.

Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать.

Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

Порядок выдачи дубликатов трудовых книжек

В других случаях только по письменному заявлению сотрудника сроком не более трех рабочих дней, начиная со дня подачи, работодатель обязан выдать или выписку из данного документа, или копию.

Далее, опираясь на пункт 31 Правил хранения и ведения такого рода документов, при утере трудовой работодателю необходимо оформить дубликат документа не позже чем через 15 дней со дня, когда была произведена подача заявления сотрудника о потере.

В своем заявлении сотрудник обязан не только изложить просьбу о том, чтобы был выдан дубликат, но и в подробностях объяснить обстоятельства, при которых трудовая была утеряна. При выдаче дубликата в верхнем углу с правой стороны на титульной странице дубликата делается следующая надпись: «Дубликат».

Источник: http://lcbg.ru/kakov-poryadok-vydachi-dublikata-trudovoj-knizhki/

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2021

Каков порядок выдачи дубликата трудовой книжки

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку.

К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен.

Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (образец) 

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он.

Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников.

Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки.

То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Также читайте:

Источник: http://GlavKniga.ru/situations/k501793

В каких случаях оформляется и выдается дубликат трудовой книжки

Каков порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Трудовая книга представляет собой документ, способный подтвердить стаж гражданина. В случае потери или порчи документа работник вправе получить дубликат трудовой книжки, который несет равную юридическую силу оригиналу.

Документ имеет юридическую силу лишь в том случае, когда все внесенные записи соответствуют оригиналу и действующим Законодательным нормам.

В каких случаях правовая база предусматривает оформление дубликата трудовой книги и каков порядок проведения процедуры?

Правое поле

Значимость трудовой книги зафиксирована в Трудовом Кодексе.

В соответствии с установленными нормами, документ содержит следующие данные:

  • личные данные гражданина;
  • выполняемые трудовые обязанности;
  • информация об увольнении, всевозможных вознаграждениях;
  • причины завершения трудового договора.

Нормы выдачи и заполнения документа являются обязательными.

Их регулируют следующие постановления:

  • Трудовой Кодекс;
  • инструкция по заполнению трудовой книги;
  • нормы хранения и ведения документа.

В каких случаях оформляется

Законодательными нормами предусмотрено, что оформление дубликата трудовой книжки возможно в следующих случаях:

  • когда трудовая книжка была утеряна работником;
  • при наличии в документе недействительных сведений об увольнении сотрудника или переводе его на другое место трудоустройства;
  • в случаях, когда трудовая книжка или вкладыш находятся в непригодном состоянии (к примеру, документ испачкан, порван и прочее);
  • в случаях массовой утерей работодателем трудовых книжек работник вследствие чрезвычайных ситуаций;
  • случаи, когда документ содержит недействительные данные об увольнении в связи с осуждением или привлечением к уголовной ответственности сотрудника.

Заявление о заведении дубликата трудовой книжки

Массовая утрата работодателем

Выдача дубликата трудовой книжки предусмотрена действующими нормами при массовой утрате работодателем документов вследствие чрезвычайных ситуаций. В данном случае речь идет о пожаре, экологических или техногенных катастрофах, наводнении.

Трудовой стаж сотрудников пострадавших компаний должен быть определен посредством акта комиссии по установлению стажа, которая назначается исполнительными органами власти РФ.

Обратите внимание. Комиссия включает в себя работодателей, представителей профсоюзных организаций и прочих заинтересованных структур.

Для того чтобы установить факт работы гражданина, данные о его профессии, и срока работы в компании нужно обратиться в специальную комиссию (функционирует на местном уровне), предъявив один или несколько из следующих документов сотрудника:

  • трудовой договор;
  • справка с места трудоустройства;
  • профсоюзный билет;
  • учетная книжка.

Для того, чтобы установить стаж работы, гражданин имеет право предоставить ранее перечисленные документы или их копии.

При отсутствии документального подтверждения стажа, сотрудник имеет возможность предоставить комиссии как минимум двух свидетелей, лично знакомых с гражданином по причине совместной трудовой деятельности в одной организации.

Комиссия, в свою очередь, обязана принять меры по восстановлению документов, например, отправить запрос в архив организации. 

Периоды, которые удалось установить при помощи частично сохранившейся документации, должны быть включены в общий стаж, а также в специализированный стаж, позволяющий получать пенсию на льготных условиях и за выслугу лет.

Таким образом, на основе деятельности комиссии должен быть составлен акт, в котором указаны следующие данные:

  • периоды трудовой деятельности;
  • должность гражданина;
  • продолжительность трудового стажа.

На основании акта гражданин получает от работодателя дубликат трудовой книги, которая оформлена с учетом ранее представленных требований.

Потеря работником

В соответствии с установленными нормами, гражданин должен самостоятельно оформлять копию трудовой книги при утере или порче документа.

Гражданин получает на руки трудовую книгу в случае увольнения или выхода на пенсию, в иных случаях документ храниться у работодателя. При необходимости сотрудник вправе получить лишь заверенную ксерокопию документа.

В случаях, когда трудовая книга потеряна или испорчена своим владельцем, ему необходимо осведомить о происходящем работодателя и написать соответствующее заявление. Более того, прилагаемые справку сотруднику нужно собирать самостоятельно.

Скачать заявление работника на выдачу дубликата

Возможен также второй вариант урегулирования вопроса с утерянным документом. Если гражданин пришёл на новое место работы и обнаружил, что его трудовая книга утеряна, он может завести новый документ, в котором ранее фиксированные записи будут утеряны.

Восстановление через Пенсионный Фонд

Оформление ксерокопии трудовой книги предполагает перенос в нее информации о трудовом стаже из предыдущего документа. Важно отметить, что все записи должны быть подтверждены документально.

Соответственно, гражданину необходимо получить подтверждающий документ из каждого предшествующего места трудоустройства, в противном случае запись не подлежит восстановлению, а стаж будет утерян.

Ценность трудовой книжки сводится к получению пенсии. Трудовой стаж напрямую связан с дальнейшим размером пенсионных выплат. При потери трудовой книги или предлагающихся к ней записи граждане вправе обратиться в Пенсионный Фонд по месту проживания для получения нового документа.

Гражданин должен знать на одну особенность, он обязан предоставить документ, который сможет подтвердить факт соответствующую запись в трудовой книге. Лишь в этом случае работники ПФ восстановят документ.

Лицо, восстанавливающее трудовую книгу может предоставить следующие документы:

  • справки с прошлых рабочих мест;
  • выписки из архива, распечатки с банковской карты, на которую зачислялась заработная плата;
  • ведомости о начислении премии.

Получение справки из архива дело не из простых. Как правило, получение справки возможно при ликвидации организации в которой ранее работал гражданин.

Если получить документ в архиве не удалось, гражданину предстоит «собрать» справки с прошлых мест трудоустройства или привести двух свидетелей, подтверждающих факт его работы в организации.

Показания свидетелей принимаются лишь в том случае, когда трудовая книга была утеряна не по вине сотрудника. Более того, показания должны быть заверены нотариально.

Существует еще один способ оформления трудовой книги. Гражданину необходимо запросить у сотрудников ПФ выписку, подтверждающую уплату обязательных пенсионных взносов.

Для того чтобы получить выписку нужно предоставить один из следующих документов:

  • копия трудового договора;
  • банковский счет;
  • данные о заработной плате.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки:

Титульный листСведения о работе

Процедура выдачи

Процедура выдачи дубликата трудовой книги многоэтапная.

Пошаговая выдача документа выглядит следующим образом:

Подача заявленияДля того, чтобы работодатель имел возможность выдать трудовую книгу, сотруднику необходимо подать заявление, обращения в устной форме недостаточно.
Регистрация заявление в принятом порядкеДокумент необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации.
Оформление копии ТКДокумент должен быть оформлен в соответствии с нормами ведения и хранения трудовых книг.
Внесение данныхВ приходно-расходной книге по учету ТК, которую ведет бухгалтерия организации, должны быть внесены соответствующие сведения.
Выдача копии ТКЕсли работник не работает в организации, он вправе получить на руки ксерокопию документа. Если сотрудник работает в компании, документ остается на хранении у работодателя до момента увольнения гражданина.

Заявление сотрудника

Для получения ксерокопии трудовой книги гражданину необходимо подать работодателю заявление.

Оно должно иметь четкую структуру и содержать следующую информацию:

  • причина потери документа;
  • просьба о выдаче копии трудовой книги;
  • дата подачи заявления и роспись.

Заявление может быть написано от руки, почерк должен быть разборчивым. Во многих компаниях имеются готовые бланки.

Приказ работодателя

Получив заявление от сотрудника, руководителю необходимо составить соответствующий приказ, характеризующийся следующими особенностями:

  • номер приказа, а также тезисы, фиксирующие возможность выдачи документа;
  • приказ должен быть составлен в печатном виде, рукописный вариант не несет юридической силы;
  • готовы приказ необходимо предоставить сотруднику для ознакомления.

В случае несоблюдения упомянутых правил, приказ принято считать недействительным.

Документы для внесения записей

Новая копия трудовой книги может быть выдана на основании предоставленных сотрудником документов.

Среди них выделяют следующее:

  • справки;
  • выписки из приказов или личных дел сотрудника;
  • банковский счет сотрудника;
  • ведомости о выдаче зарплаты;
  • трудовой договор;
  • трудовой список;
  • расчётная книга;
  • билет из профсоюза.

Срок работы граждан по индивидуальной трудовой деятельности может быть подтвержден на основе справок об оплате страховых взносов. Что касается справок о трудоустройстве, нужно предоставить ссылки, являющиеся основанием для их выдачи.

Документация, предоставляемая для подтверждения стажа должна быть подписана руководителями организаций, кадровыми структурами и заверена печатью.

Сроки выдачи

В распоряжении работодателя 15 дней на выдачу ксерокопию трудовой книги с момента подачи гражданином заявления. Более того, срок с момента увольнения сотрудника не имеет значения.

Пример оформления дубликата трудовой книжки

Существует общепринятый образец заполнения копии трудовой книги. В соответствии с образцом заполнения 2021 года, на титульном листе документа в правом углу сверху нужно указать фразу «дубликат». На титульном листе прежнего документа нужно внести запись «взамен выдан дубликат».

При оформлении копии ТК необходимо зафиксировать следующие записи:

  • данные об общем или непрерывном стаже сотрудника до трудоустройства в данную организацию;
  • данные о работе и возможных вознаграждениях на предшествующем месте трудоустройства;

Общий стаж гражданина должен быть зафиксирован суммарно. Соответственно указывается общий срок трудоустройства, без записей о том, у кого работал гражданин.

Затем, стаж работы гражданина должен быть зафиксирован по отдельным периодам трудоустройства в следующей последовательности:

  • дата приема на место трудоустройства (графа 2);
  • название компании, в которой работал гражданин и должность или указание профессии с соответствующей квалификацией (графа 3);
  • дата увольнения сотрудника (графа 2);
  • причина увольнения гражданина (графа 3);
  • название, номер и дата документации, на основании которой вносились записи (графа 4).

Типичные ошибки при заявлении

Нередко руководители допускают ошибки при заполнении копии трудовой книги, которые становятся причиной недействительности документа.

Пример типичных ошибок выглядит следующим образом:

  • на титульном листе документа не указана фраза «дубликат»;
  • неправильные ссылки на документацию, которая является основанием при фиксировании записей о стаже, ссылаясь на номера приказов о приеме на место работы;
  • неграмотное заполнение копии начальником реорганизованной организации (такая ситуация возникает в тех случаях, когда по причине изменения наименования организации изменилась печать);
  • нарушение последовательности внесения данных о трудовом стаже;
  • внесение данных на основании ксерокопии трудовой книги при отсутствии подтверждающей документации;
  • заверение всех записей в документе посредством печати с последнего места трудоустройства;
  • внесение данных о названии организаций, в которых гражданин работал в качестве заголовков.

Источник: http://buhuchetpro.ru/dublikat-trudovoj-knizhki/

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки и его заполнения

Каков порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Кадровые работники хорошо знакомы с ситуацией, когда утеряна трудовая книжка сотрудника или же она пришла в негодность, а вместо нее необходимо в обязательном порядке выдать новую книжку.

Но как же правильно сделать это? Если человек попал в ситуацию, когда ему необходимо оформить дубликат трудовой книжки, то он может столкнуться с некоторыми проблемами, возникающими при работе кадровых служб.

На сегодняшний день в Инструкции, которая гласит о том, как нужно заполнять трудовую книгу, и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек перечислены случаи, при которых выдается дубликат такого документа. Рассмотрим непосредственно ситуацию выдачи дубликата.

Если трудовая книжка утеряна самим сотрудником

Лишь в день, когда прекращается действие трудового документа, может произойти выдача дубликата трудовой книжки. В других случаях только по письменному заявлению сотрудника сроком не более трех рабочих дней, начиная со дня подачи, работодатель обязан выдать или выписку из данного документа, или копию.

Далее, опираясь на пункт 31 Правил хранения и ведения такого рода документов, при утере трудовой работодателю необходимо оформить дубликат документа не позже чем через 15 дней со дня, когда была произведена подача заявления сотрудника о потере.

В своем заявлении сотрудник обязан не только изложить просьбу о том, чтобы был выдан дубликат, но и в подробностях объяснить обстоятельства, при которых трудовая была утеряна.

При выдаче дубликата в верхнем углу с правой стороны на титульной странице дубликата делается следующая надпись: «Дубликат».

В ситуации, когда сотрудник уже работал еще до поступления в организацию, при заполнении дубликата документа в пункт «Сведения о работе» в первую очередь вносится информация о непрерывном стаже работы до поступления в нынешнюю фирму, которая подтверждена соответствующим набором документов.

Если предоставленные документы не содержат в полной мере сведений о прошлых работах, то в дубликат трудовой вносятся лишь сведения, имеющиеся в приложенной документации.

Оригинал документа возвращается к своему владельцу после снятия копий и заверения их самим работодателем или же кадровой службой.

Работодатель в обязательном порядке помогает работнику получить такого рода документ, который подтверждает его стаж работы. Если говорить о копии, то туда нужно внести сведения, подтвержденные различными справками или же приказами, а копию сотрудник представляет при необходимости с дубликатом для того, чтобы подтвердить на документальной основе свой трудовой стаж.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки?

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, в случае, если у лица, которое поступает на работу, отсутствует трудовая по причине ее утраты, повреждения в результате пожара или по другим обстоятельствам, работодатель должен оформить новый такой документ на основании копии по заявлению этого лица в письменной форме.

А согласно статье 66 Трудового кодекса, порядок заполнения и хранения, произведения бланков таких документов, форма, а также обеспечение работодателей трудовыми книжками устанавливает правительство Российской Федерации.

Пунктом 31 Правил заполнения и хранения книжки установлено следующее: лицо, которое утратило такой документ, должно срочно оповестить об этом работодателя по последнему адресу работы.

В силу указанных выше положений сотрудник организации может обратиться к новому и предыдущему своему работодателю, что считается совершенно законным, при этом ни один не имеет права отказать в услуге выдачи дубликата документа на основании копии. По 32 пункту правил процесса оформления дубликата в него записывают:

  • информацию о стаже работы сотрудника независимо от того, какой он – непрерывный или общий, до поступления к нынешнему работодателю, который подтверждает ряд документов}
  • информацию о работе и имеющемся поощрении, которые были внесены в трудовой документ по последнему рабочему месту.

Сотрудники по мере необходимости обращаются к работодателям за тем, чтобы они выполнили оформление дубликата трудовой книжки на основе ее копии.

Причинами такого запроса могут быть: потеря документа, непригодность книжки к дальнейшему использованию и многие другие. Но не всегда бывают случаи, что дубликат может оформляться только по просьбе сотрудника.

То есть бывают ситуации, когда работодатель должен сам произвести выдачу дубликата.

Вне зависимости от того, имеется ли копия потерянного документа, для восстановления записей нужно собирать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы. Если утеря или порча трудовой произошли по вине работника, этим будет заниматься он сам, если же виноват работодатель – то в его обязанности будет входить обращение ко всем предыдущим руководителям сотрудника.

Как правильно заполнять документ и нужно ли заверять записи в дубликате трудовой книжки?

Записи во всех разделах производятся арабскими цифрами. К примеру, если сотрудник был принят на рабочее место 6 декабря 2004 года, то в документе это будет зафиксировано следующим образом: «06.12.2004». Записи нужно делать аккуратно гелевой или же шариковой ручкой и без любых сокращений, так как это неуместно по закону.

В дубликате оформляется титульный лист с надписью «Дубликат» и заносятся сведения о сотруднике, то есть полностью его ФИО и дата рождения на основании паспортных данных, полученное образование, а также профессия и специальность на основании документа об образовании сотрудника.

В случае необходимости заверки копии документа человеку, который на данный момент времени не работает в организации, нужно обратиться к любому нотариусу для проведения данной операции.

Если копия заверена самим работодателем, то она, как правило, может действовать около месяца. Но если же по истечении данного времени в книжку были внесены другие записи, то дубликат документа уже автоматически становится недействительным.

Копия, заверенная нотариусом, также имеет ограниченный срок действия.

Итак, дубликат трудовой книжки выдается:

  1. В случае, если документ или вкладыш был утерян, а человек, который потерял, должен срочно сообщить о происшедшем администрации по последнему месту работы. Через 15 дней с момента подачи данного заявления сотруднику обязаны выдать другую трудовую книгу действующего образца.
  2. В случае, если документ или вкладыш к нему пришел в негодность (то есть в результате пожара и других пришествий).
  3. В случае, если информация об увольнении или же переводе на иную работу впоследствии была признана недействительной.
  4. При восстановлении работника в результате вынесенного оправдательного договора.
  5. В случае утери трудовой книжки сотрудника в результате таких ситуаций, как экологическая или техногенная катастрофа, стихийное бедствие, или иных чрезвычайных происшествий.

Как оформить дубликат трудовой книжки работнику, который уже уволился?

Кадровые работники отлично знакомы с ситуацией, когда произошла утеря такого документа, или же он пришел в негодность. Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата.

Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму.

Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой.

Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные.

Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз.

В свою очередь, работодатель должен ему выдать дубликат трудовой книги. Нужно учесть то, что он должен это сделать не позже, чем через 15 дней с момента подачи заявки.

Таким образом, у кадрового работника нет другого выхода, как подчиняться закону.

Источник: http://hr-portal.ru/article/poryadok-vydachi-dublikata-trudovoy-knizhki-i-ego-zapolneniya

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.