+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Определение архивной копии

Содержание

Архивная справка: образец. Как получить архивную справку :

Определение архивной копии

Пользователем архивной информации может стать любой гражданин, который нуждается в получении тех или иных сведений. Для получения архивной справки необходимо явиться лично или прислать доверенное лицо, действующее на основании удостоверяющих документов.

Какая информация хранится в архиве

В соответствии с законом об архивном деле организации государственные органы, физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставлять заявителю информацию, содержащуюся в архивных документах. Такая услуга должна осуществляться без взимания платы.

Архивная справка является официальным документом, оформленным на специальном бланке и содержащем исчерпывающую информацию, запрашиваемую заявителем.

Кроме справки граждане имеют право на получение копий архивных документов, касающихся заявителя.

Необходимость в получении таких документов может быть связана с обращением в органы социальной защиты, оформлением пенсионных начислений, получением определённых льгот.

Конфиденциальность данных

Согласно законодательству предоставление архивной информации должно происходить через доступ пользователя к оригиналам и поисковым системам. Следует заметить, что вся хранящаяся информация носит конфиденциальный характер, в связи с этим доступ к ней должен быть ограничен определённым кругом лиц.

Такая осторожность связана с тем, что информационный банк содержит персональные данные граждан, сведения об их месте жительства, семейном положении, размере заработной платы, наличии судимости и других биографических особенностей. В связи с этим получение архивной справки не допускается без согласия физического лица. Работники, имеющие доступ к архиву, обязаны соблюдать правила предоставления информации.

Пользователи архивной информации

В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.

Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации.

Правила выдачи архивных справок, копий и выписок

Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления. В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы. При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы.

Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса. Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока.

Как выглядит архивная справка, образец бланка

Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь чёткое название. Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче заявления.

Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке.

Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развёрнутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки. Если в процессе заполнения документа были найдены расхождения, то они переносятся в справку в том виде, в каком они значатся в оригинале.

Правильно заполненная справка имеет полную юридическую силу и может быть представлена в виде доказательства в суде.

Какие нарушения могут сделать документ ничтожным

Официальный архивный документ не может содержать исправления, помарки и неразборчивые фразы. Также в тексте не допускаются комментарии и различные собственные выводы работников архива.

После текстовой части документа размещаются архивные цифры использованных реестров. Архивная справка подписывается главным архивариусом или начальником отдела кадров и заверяется печатью.

Если документ состоит из нескольких страниц, то необходимо заверить каждый лист.

Архивный запрос оформляется в двух экземплярах, один из которых выдаётся по требованию, а второй хранится в архивном реестре.

Выдача архивной копии документа

Архивные учреждения по запросу граждан выдают копии оригинальных документов и архивные выписки. Такие информационные блоки изготавливаются на фирменном бланке организации. Если делается копия исторического документа, то необходимости использования такого бланка нет.

Архивная выписка имеет значение в том случае, если исходные сведения находятся в объёмном информационном регистре. Поэтому в целях оптимизации работы в выписке указывается только та часть информации, которая интересует заявителя.

Копии документов выдаются заявителю вместе с сопроводительным письмом. В случае если запрашиваемая информация в архиве отсутствует, в сопровождении сообщается причина невыполнения запроса.

Архивная справка 9 формы

Форма №9 является довольно востребованным документом у населения. Эта справка носит информацию о зарегистрированных в определённой квартире лицах, о размере недвижимости, правах собственника и его семейном родстве с другими дольщиками.

Такой документ может быть востребован в момент подачи документов на приватизацию или при доказательстве наследственных прав. В случае купли-продажи недвижимости архивная справка №9 в настоящее время не требуется. Для получения формы №9 придётся обратиться в паспортный стол по месту регистрации и предъявить там паспорт и свидетельство о собственности на помещение.

Довольно часто заявители сталкиваются с такой проблемой, как отказ выдачи справки №9 в связи с образовавшейся задолженностью по квартплате. В действительности такой аргумент нельзя считать правомерным, так как по закону сотрудники паспортного стола должны выдать документ независимо от задолженности.

В случае неправомерного отказа необходимо потребовать письменное подтверждение причины отказа,также можно написать жалобу на имя начальника паспортного стола или обратиться в суд.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-arxivnaya-spravka-obrazec-kak-poluchit-arxivnuyu-spravku.html

Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия

Определение архивной копии

В процессе исполнения запроса в архивах организаций наиболее часто используют для подготовки ответа – архивную справку. На сайте есть ее примеры и подробно рассмотрены нюансы ее составления. Одним словом – изучаем. Но также есть возможность подготовки информации на запрос в виде архивной выписки. Данная форма также применяется довольно часто.

Как оформить архивную выписку

Для оформления потребуется официальный бланк организации, указывают название документа «Архивная выписка». В выписку включают только часть текста оригинала документа по интересующему запросу, а также потребуется привести архивный шифр и номера листов (как показано ниже в образце) единицы хранения, которые послужили основанием для ее составления.

В архивной выписке необходимо полностью воспроизвести реквизиты бланка архивного документа-основания (включая дату и номер). В примере показано, как работник архива ГУ«НМЦ «Вздорница» (например, на основании личного дела) может сделать выписку в отношении Травинкиной М.В., некогда награжденной администрацией.

Образец архивной выписки

Государственное учреждение «Научно-методический центр «Вздорница»(ГУ «НМЦ «Вздорница»)ул. Канунникова, 92, г. Самара, 000000

Телефон: (000) 888-00-00; Факс: (000) 888-00-00; http://site.ru

ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА

Администрация Поддубенского районаСамарской областиПРИКАЗ18 июня 2012 г.                                                                                                              № 485-к

г. Поддубенск

О награждении работников культуры
в связи с празднованием Дня работника культуры

В связи с профессиональным праздником – Дня работника культуры, а также за многолетний подвижнический трудПРИКАЗЫВАЮ:

2. Наградить Почетной грамотой Администрации Поддубенского района Самарской области

Травинкину Марианну Леопольдовну – ведущего методиста ГУ «Научно-методический центр «Вздорница»

Глава администрации                                                                                           Р.Н. Удочкин

Основание: ф. 172, оп. 6, д. 34, л. 121-123.

ВерноСпециалист-эксперт                                           Н.В. Симакова30.10.2014

.                                             Печать

Также есть возможность подготовки выписки из архивного документа. В этом случае от предыдущего примера будет отличаться только оформление начальной части: следует добавить слово «выписка», а реквизиты бланка своей организации здесь не нужны. Так, в приведенном примере вместо названия документа «ПРИКАЗ» указано «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Пример выписки из архивного документа

Администрация Поддубенского района
Самарской области

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

18 июня 2012 г.                                                                                                              № 485-к
г. Поддубенск

(далее все по тексту как в предыдущем примере)

При наличии преамбулы (обычно она присутствует) в начале документа-оригинала (т.е. все слова до «ПРИКАЗЫВАЮ:») воспроизводят полностью.

Обратите внимание, что информация приводится только на конкретного человека согласно запросу. Нельзя в нее включать сведения на иных лиц, упомянутых в архивных документах!

Допускается пропуски в тексте обозначать многоточием. При наличии неточностей, невозможности прочтения текста подлинника в архивной выписке делают соответствующую отметку. Например, «Так в тексте оригинала».

Для оформления реквизита подписи указывают ФИО подписавшего документ и его должность. Естественно, что личная подпись – отсутствует.

Архивную выписку требуется заверить, это может сделать работник архива. Как заверять документы (в том числе многостраничные документы) – подробнее на данную тему посмотрите по ссылке. Обычно для вручения заявителю необходимо составить сопроводительное письмо.

Как сделать архивную копию

Архивная копия уже дословно (целиком) повторяет текст документа-оригинала (например, выполненная копия при помощи копировального аппарата). Она может быть на нескольких листах, тогда их прошивают или заверяют каждый лист отдельно (порядок заверения аналогичный).

Думаю, что образец архивной копии не имеет смысла воспроизводить здесь. Нашли нужный документ, да и скопировали его. Но на обороте копии необходимо указать архивный шифр и номера листов единиц хранения архивного документа (смотрите выше образец архивной выписки – «Основание»). Для направления адресату также составляют сопроводительное письмо.

В целях сохранения конфиденциальности допускается подготовить архивную копию, если оригинал документа:

  • включает сведения исключительно о лице, на которое сделан запрос (например, копия приказа о награждении некого гражданина);
  • касается конкретной организации (например, копия устава организации).

Во всех иных случаях для подготовки информации на запрос целесообразно составить архивную справку или архивную выписку.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Источник: http://delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/arhivnaya-vypiska-i-kopiya.html

Определение архивный документ

Определение архивной копии
Термины и определения оригинал… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — 1) согласно Федеральному закону от 22.10.

2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях Архивный документ — Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым — предметные — именной и географический. Наиболее распространенными видами каталогов являются: * систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества; * тематический — по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам; * по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке; * по истории административно-территориального деления — по видам административно-территориальных единиц, а внутри их — по алфавиту наименований; * хронологический — по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий; * именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов; * географический — по алфавиту географических и топографических объектов; * ведомственный по личному составу — данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога; * названий фондов — при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

Еще по теме 1.Понятие архивного каталога: Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов.

Термины и определения понятий в архивном деле

Научно-справочным аппаратом к фонду является историческая справка и справка о неполноте состава документов.Оглавление необходимо для быстрого поиска дел по описи, закрепления схемы систематизации дел в описи.

Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания.

Список сокращений составляется в тех случаях, если в тексте описи применяются сокращения слов.

Этот момент нужно уточнять у сотрудников читального зала при заказе дел.

При ссылке на дело в научном или генеалогическом исследовании эти элементы опускаются. В целом архивный шифр имеет следующий вид: Государственный архив Тульской области.

Ф. 93.

Оп.

2. Д. 788.

Л.

73об. – 74 или ГАТО, ф. 93, оп.

2, д. 788, л. 73об.

– 74.

Он означает, что эта метрическая запись находится на обороте листа 73 и лицевой стороне листа 74 в деле № 788, которое находится в описи 2 фонда 93 «Собрание метрических книг Тульской и Калужской губерний».

Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов в Алексеевском муниципальном районе

Отсутствие запрашиваемых сведений. 2.

Наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую законодательством Российской Федерации, тайну, личную тайну, семейную тайну, создающих угрозу для его безопасности. 3. Неудовлетворительное физическое состояние документов 4.

Несоответствие представленных документов перечню документов 5.

Исправления в подаваемых документах. Способы обжалования: До судебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия).

Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействия) и решения администрации муниципального района (должностных лиц), принятые в ходе предоставления муниципальной услуги в суд общей юрисдикции или арбитражный суд.

Экспертиза ценности документов

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях.

Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Организация и нормативно правовые основы

Источник: http://munh.ru/opredelenie-arhivnyj-dokument-96699/

Требования предъявляемые к составлению архивной справки выписки и копии

Определение архивной копии

В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

Справки, копии и выписки из документов

Предоставляется скидка: При участии двух и более сотрудников от одной организации Для слушателей, проходивших у нас обучение ранее Для физических лиц при оплате через Сбербанк России Если вы планируете обучить более 3 (трех) человек, рекомендуем Вам заказать корпоративное обучение в удобные для Вас даты и под Ваш бюджет. По окончанию обучения выдается Сертификат Раздаточные материалы для слушателей В процессе обучения слушателям предоставляется комплект раздаточного материала, включающий в себя:

  • Блокнот и ручка для записей
  • Информационно-методические материалы по теме курса, включающими в себя авторские разработки
  • CD-диск синтересными и полезными материалами, образцами документов и актуальной нормативно-правовой базой

Место проведения очного обучения Москва, улица Дубининская, дом 27, строение 1, 3 этаж.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы.

При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы. Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса.

Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока.

Как выглядит архивная справка, образец бланка Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь чёткое название.


Важно Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче заявления. Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий.

L Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем. Если в организации количество выдаваемых справок достаточно велико, то могут разрабатываться специальные трафаретные бланки для выдачи тех или иных видов справок.

Справки о работе, о заработной плате, трудовом стаже учитываются в отделе кадров посредством специального журнала или книги регистрации. Срок хранения такого журнала (книги) 3 года. В журнале может быть 6 граф.

Первая графа — порядковый номер в книге соответствует номеру справки; далее идет графа — дата выдачи справки; следующая графа — Ф.И.О. работника; четвертая графа — структурное подразделение, в котором работает работник.

Архивная справка: образец. как получить архивную справку

Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: “так в тексте“.

Нужно точно соблюдать правило: документ надо цитировать точно, собственные добавления недопустимы. Если при фамилии не стоит даже инициалов, следует в скобках добавить: “инициалы не указаны“.

Оформление и составление справок по запросам граждан

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а на последнем листе копии (выписки) проставляется заверенная печатью подпись руководителя организации. Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Внимание Порядок выдачи архивных справок и других документов. Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

8.4.7. выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Пользователи архивной информации В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.

Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации. Правила выдачи архивных справок, копий и выписок Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления.

В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон.

Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Требования к составлению архивных справок, копий, выписок

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3 страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей.

В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО “Эльбрус“. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

  • Оформление архивных справок, архивных копий и выписок из документов: практические рекомендации.
  • Порядок выдачи архивных справок.
  • Информационно-справочная работа с документами архива.

Ведущий семинара “Современное делопроизводство и электронный документооборот” Бурова Елена Михайловна Кандидат исторических наук, заведующий кафедрой “Архивоведение” Историко-архивного института РГГУ, член ученого совета ИАИ, член ЦЭПК Росархива, член редколлегии журнала «Отечественные архивы», член попечительского и методического советов РГАЛИ, председатель учебно-методической комиссии вузов РФ в области историко-архивоведения Формы обучения очное обучение – самое эффективное за счёт прямого взаимодействия с преподавателем и организуется в небольших группах в наших уютных, оборудованных аудиториях в Москве в указанные даты; заочное обучение не привязано к какой-либо дате.

При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов — ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, допустим, привлечение к уголовной ответственности, судимость, лишение прав гражданства или восстановление в правах, нетрудовые имущественные права и нетрудовая деятельность, то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

Источник: http://dolgoteh.ru/trebovaniya-predyavlyaemye-k-sostavleniyu-arhivnoj-spravki-vypiski-i-kopii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.