+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек как внести вкладыш

Содержание

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек как внести вкладыш

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек как внести вкладыш

При увольнении При увольнении записи вносятся только в 12 и 13 графу бланка. В 12 прописывается дата последнего рабочего дня, в 13 — подпись владельца ТК, свидетельствующая о факте получения документа на руки. Если работника нет на работе в день увольнения, порядок действий будет следующим:

  • направить ему письмо с уведомлением с просьбой дать разрешение на почтовую отправку ТК или же прийти за ней лично;
  • вложить ксерокопию письма и уведомления в книгу учета;
  • зафиксировать реквизиты платежного поручения в журнале.

Если по итогам проделанной процедуры сотрудник так и не явился за своей ТК, она остается на предприятии и хранится в соответствии с установленными правилами на протяжении 75 лет. Требования к ведению и хранению Документ ведется вручную ответственным работником. Перед началом заполнения книгу необходимо прошить и опломбировать.

В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п. Необходимость ее наличия в организации установлена п.
40
Требования к книге учета трудовых книжек В п.

41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат.

Как внести запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек?

Внимание

Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов.

Важно

Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих. Как заполнять журнал учета Особых правил заполнения книги учета трудовых книжек не существует.

книги учета регламентировано Минтруда РФ, включение дополнительных сведений в нее не предусмотрено.

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения. После опломбирования в журнал необходимо внести номер контрольной пломбы рядом с заверяющей надписью.

Если книга испорчена Журнал, не пригодный для дальнейшего использования, испорченный в процессе ведения деятельности, подлежит замене.
Для документального оформления процесса оформляется акт комиссии, созданной на предприятии.

В документе указывается причина порчи документа и лицо, ответственное за восстановление данных. Новый документ должен содержать сведения о трудовых книжках работников, трудоустроенных на момент создания новых данных.

Если журнал закончился Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала.

Книга учета движения трудовых книжек

Основное предназначение опломбирования — зафиксировать нить так, чтобы ее нельзя было изъять, не повредив печать. Как исправить ошибку Ввиду того что журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.
Если подобная ситуация имеет место, необходимо выполнить такие действия:

  1. аккуратно под линейку зачеркнуть некорректные данные, снизу написать корректные;
  2. на внутренней стороне титульного листа зафиксировать информацию о проделанном исправлении (номер откорректированной записи, дата внесения поправки, подпись ответственного сотрудника и ее расшифровка).

Ответственность за отсутствие книги Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей отсутствует на предприятии и данный факт выявлен контролирующими органами, работодатель привлекается к админответственности в виде наложения штрафа. Согласно ст. 5.27 КоАП его размер равен 70 тыс. руб.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

​Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовая книга. учет движения трудовых книжек и вкладышей

Образец заполнения: Бланк: Книга движения трудовых книжек Дополнительные материалы Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет. В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа.

Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала. При внесении записи в колонке ставится прочерк.

Можно ли сделать самим? Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации.

При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона. Можно ли вести электронно? Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета трудовых книжек является обыкновенным рабочим журналом и ничем не отличается по существу от других таких же журналов, как, например, журнал учета первичных средств пожаротушения. Для чего нужна?

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Кто заполняет Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников. Чаще всего в организации это:

  • кадровик
  • бухгалтер
  • hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.
Ответственный ежемесячно отчитывается о расходах средств и остатках в наличии неиспользованных бланков. Неправильно заполненные или испорченные формуляры подлежат изъятию с составлением акта об уничтожении.

Источник: http://dtpstory.ru/primer-zapolneniya-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-kak-vnesti-vkladysh/

Как вписать выдачу вкладыша в книгу учета движения трудовых книжек

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек как внести вкладыш

Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход.

Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку.

Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой.

При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш). Такой вывод можно сделать на основании положений пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

​Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Голосование:

Анна [e-mail скрыт] Российская Федерация, Мончегорск #9[409945] 1 августа 2013, 12:35 Опять же у ТК и вкладыша разные серийные номера — получается два разных документа Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… AannKa [e-mail скрыт] Россия, Москва #10[409946] 1 августа 2013, 12:37 Аля писал(а): Ксения писал(а): Аля писал(а): Да, оба. Можно в двух строках, можно в одной, правда лепить придётся.

Зачем оба писать? Я пишу ТК всегда, вкладыш ведь прикреплен к ней, он не может существовать отдельно. А если вы вкладыш потеряете?Лучше всё внести. Почитала, так поняла, что это не урегулированный вопрос, но лучше вписывать оба документа, чтобы когда сотрудник увольняется, то расписался в получении этих двух документов.

Часто задаваемые вопросы

Внимание

Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию.

Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления.

Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.

Можно использовать и такой способ исправлений: не зачеркивать неправильные данные, а ниже сделать пометку «Запись недействительна» и внести новую информацию. Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:

  1. Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками.

Как внести в книгу учета трудовых книжек запись о вкладыше в трудовую?

Обоснование Как учитывать и хранить трудовые книжки Ситуация: Как внести запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход. Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку*.
Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой*.

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек как внести вкладыш

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом: 

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Правила обязательны к исполнению. В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Оформление журнала

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф.

Рассмотрим назначение каждой графы:

  • 1 – Порядковый номер.
  • 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
  • 5 – ФИО работника.
  • 6 – Серия и номер трудовой книжки.
  • 7 – Должность работника.
  • 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  • 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  • 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
  • 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
  • 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  • 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

  • Книга должна иметь плотную обложку.
  • Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
  • На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.

Правила подписывания

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  • Она используется до фактического ее окончания.
  • Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  • Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  • Выполняется в твердой, плотной обложке.
  • Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  • Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  • В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит.

Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме.

Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

Стоимость

Стоимость данного документа зависит от многих факторов:

  1. Вид обложки: твердый переплет либо мягкий картон.
  2. Число страниц.
  3. Использование ламинированной бумаги.
  4. Шнуровка и опечатка книги.

В соответствии с правилами, книга должна быть опечатана, и иметь шнуровку. Обложка должна быть выполнена в твердом виде (подойдет и картонная обложка, для книги малой толщины) книгу, имеющую большое количество страниц, рекомендуется приобретать с твердым переплетом. Книга большой толщины, с твердым переплетом, прошнурованная и пронумерованная обойдется организации в 300-500 рублей.

Источник: https://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/kak-podpisyvat-knigu-ucheta.html

Книга учета движения трудовых книжек

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек как внести вкладыш

У кадровиков и бухгалтеров, впервые приступающих к работе с трудовыми книжками, нередко возникает вопрос, что такое журнал учета трудовых книжек.

Рассмотрим подробно, каким образом закон регламентирует порядок действий работодателя в этом случае.

Нормативные акты в области учета трудовых книжек

Обязанность работодателя вести строгий учет трудовых книжек установлена изданными на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).

Эти Правила предписывают вести в организации:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Форма книг учета установлена Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Что включает в себя учет трудовых книжек в организации

Сначала определимся, какие действия работодатель может осуществлять с трудовыми книжками.

Во-первых, это прием трудовой книжки от вновь принятого работника.

Во-вторых, заведение новой трудовой книжки (в случае если работник только начинает карьеру и не имеет ее). Здесь заполняется первая страница документа (так называемый титульный лист) по определенным правилам.

В-третьих, внесение в трудовую книжку записи о самой работе, переводах на другую работу, награждениях.

В-четвертых, сохранение трудовых книжек в специальном месте, исключающем их уничтожение или повреждение, а также доступ к ним посторонних лиц.

В-пятых, внесение записи об увольнении (прекращении трудового договора).

В-шестых, это выдача трудовой книжки бывшему работнику или его родственникам (в случае смерти).

Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Где регистрировать трудовые книжки

Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек. В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п.

Необходимость ее наличия в организации установлена п. 40 Правил, а форма книги установлена приложением № 3 к Инструкции.

При этом закон все связанные с трудовыми книжками действия предписывает осуществлять только должностным лицом организации, специально назначенным приказом (распоряжением) руководителя, отвечающим за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Требования к книге учета трудовых книжек

В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат. Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Как заполнять журнал учета

Особых правил заполнения книги учета трудовых книжек не существует.

книги учета регламентировано Минтруда РФ, включение дополнительных сведений в нее не предусмотрено.

Состоит она из тринадцати граф, включающих в себя:

  • порядковый номер записи в книге и дату приема работника на работу или заполнения трудовой книжки (вкладыша в нее);
  • ФИО работника — владельца трудовой книжки;
  • данные о трудовой книжке или вкладыше в нее (серию и номер);
  • должность (профессия, специальность) работника, сдавшего трудовую книжку или на которого она заведена (вкладыш в нее);
  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

​Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек

Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек

Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Госинспекторы труда традиционно уделяют внимание изучению книги учета движения трудовых книжек, и существенные погрешности в её оформлении вполне достаточны для наложения штрафа.

Во избежание подобных последствий работодателю следует скрупулезно соблюдать все требования закона по ведению учета таких важных документов, как трудовые книжки работников.

Также читайте:

Источник: http://GlavKniga.ru/situations/s503072

Требования к внешнему виду Книги

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

  • Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.

Графа 2-4 «Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»

Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.

Графа 6 «Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

  • с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
  • с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
  • с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Графа 7 «Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника»

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Графа 8 «Наиме­нование места работы, куда принят работник»

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Графа 10 «Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку»

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Графа 11 «Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)»

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Графа 12 «Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора»

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя.

В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.

Графа 13 «Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки»

Эта графа может содержать:

  • при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
  • при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
  • при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек

Источник: https://ip-spravka.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

  • кадровик
  • бухгалтер
  • hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

На обложке:

  • полное наименование организации;
  • дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии)

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу)

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал.

Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Заполненный образец Книги учета движения трудовых книжек

Источник: https://clubtk.ru/forms/trudovyye-knizhki/kniga-ucheta

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.