Сценарий пресс конференции фото

5 основных видов пресс-мероприятий | Pressfeed. Журнал

С организацией пресс-мероприятия рано или поздно сталкивается любой пиарщик, ведь несмотря на бурное развитие соцсетей и мессенджеров живое общение с журналистами пока еще никто не отменял.

Но какой именно формат общения со СМИ выбрать? В каком случае уместно устроить пресс-конференцию или пресс-ланч, а в каком имеет смысл организовать целый пресс-тур? Сегодня на Pressfeed постараемся в этом разобраться.

кадр из фильма «Ноттинг Хилл»

Пресс-конференция

Пресс-конференция — самый распространенный формат встречи с представителями СМИ. Цель — поделиться значимым инфоповодом, опровергнуть недостоверную информацию, предоставить журналистам возможность взять комментарии у труднодоступных в обычное время спикеров.

Основные правила

1. Средняя продолжительность пресс-конференции составляет обычно плюс-минус один час.

2. Обязательно должна быть презентационная часть.

3. В пресс-конференции обычно участвуют несколько спикеров.

4. 30-40 минут составляют выступления спикеров. В среднем 15-20 минут отводится на вопросы журналистов.

О пресс-конференциях во всех подробностях мы уже рассказывали в статье «Как организовать и провести успешную пресс-конференцию», так что не будем повторяться, а перейдем к следующим форматам пресс-мероприятий.

Пресс-брифинг

Пресс-брифинг — по сути, тоже пресс-конференция, только короткая. Цель — быстро проинформировать журналистов, сделать заявление или прокомментировать ситуацию, что называется, по горячим следам.

Основные инфоповоды для организации пресс-брифинга

1.Скандалы, которые так или иначе коснулись той структуры, которая вынуждена устроить пресс-брифинг.

Это может быть, например, обнаружение опасного для здоровья ингредиента в производимой компанией продукции, негатив, распространяемый о компании и вызвавший большой общественный резонанс, ставшая публичной информация, порочащая репутацию руководителей компании и т. д.

2.Чрезвычайные происшествия — например, массовые отравления, производственные травмы, аварии и т. д.

3.Геополитические события, влекущие за собой значимые изменения в работе организации.

Презентационная часть в пресс-брифинге отсутствует. Спикеры сразу излагают свою позицию по заявленной теме. Само мероприятие длится не более 30 минут, включая время, которое отводится на вопросы журналистов.

Устраивать пресс-брифинги в силу их специфики приходится оперативно. Поэтому имеет смысл заранее собрать «тревожный чемоданчик» — составить себе план действий.

Выберите спикера, который будет озвучивать ключевую информацию. Брифинг не предполагает большого количества выступающих, это должны быть максимум два человека. Они должны четко и аргументированно изложить позицию компании, предоставить журналистам факты, цифры и т. д.

Важно четко определить, какая именно тема будет освещаться на пресс-брифинге. Включить в повестку сразу несколько вопросов не получится, учитывая краткость формата. Готовить развернутую презентацию, содержащую аналитику, статистику, графики и т. д., для такого мероприятия, как пресс-брифинг, не нужно.

Пресс-ланч

Пресс-ланч — менее формальный, нежели пресс-конференция и брифинг, но довольно эффективный формат коммуникации с прессой.

Такое пресс-мероприятие предполагает встречу журналистов с первыми лицами компании и общение во время завтрака или обеда.

На встрече можно обсудить проблемы, связанные с работой компании, новый продукт или услугу, значимый спецпроект, организовать серию мини-интервью со спикерами.

Концепция пресс-ланча хороша, если нужно поближе познакомиться с журналистами из своей отрасли, узнать реакцию представителей СМИ на те или иные вопросы и, исходя из этого, выстраивать дальнейшее сотрудничество. Как правило, такое пресс-мероприятие организуют для узкого круга представителей СМИ из профильных изданий.

Обычно инфоповод для пресс-ланча не является срочным, сенсационным по своей сути, а значит лучше выбрать для мероприятия день, свободный от громких премьер, презентаций, выставок, так, чтобы журналисту не пришлось «разрываться» между несколькими событиями одновременно.

Центральное место в процессе подготовки занимает поиск локации. Выбранная площадка должна отвечать следующим требованиям:

• удобное территориальное расположение;
• уютный, стильный интерьер;
• комфортная внутренняя планировка;
• хорошее меню и высокий уровень обслуживания.

Конечное решение принимается исходя из ряда факторов: бюджета, впечатления, которое хочется произвести, задач, стоящих перед компанией. Тематика встречи также может задавать тон общей концепции пресс-ланча.

Как организовать и провести успешную пресс-конференцию. Чек-лист

Обязательно позаботьтесь о приветственном слове для спикеров. Речь не должна быть слишком длинной и перегруженной фактами. Достаточно будет вступления в формате знакомства.

Выбор темы встречи — это, скорее, определение общего вектора, от которого можно и нужно отклоняться в ходе беседы со СМИ. Цель пресс-ланча — доверительная беседа с журналистами на интересующие их темы.

А это значит, что вопросы могут носить спонтанный характер, и предусмотреть заранее все возможные ответы, конечно, невозможно.

Так что будьте готовы к тому, что на пресс-ланче вам и вашим спикерам, вероятнее всего, придется импровизировать.

Пресс-тур

Пресс-тур — продолжительное мероприятие, цель которого получить объемные публикации в СМИ. Такой формат коммуникации подойдет, если компания хочет поближе познакомить общественность со своей деятельностью, рассказать о достижениях, истории, презентовать значимый продукт или, допустим, пригласить журналистов на открытие нового производства.

Зачастую пресс-туры организуют для журналистов из других городов и стран. Само по себе мероприятие довольно масштабное, и его подготовительная часть занимает не меньше, а иногда и в разы больше времени, чем сам пресс-тур.

Важно позаботиться о встрече, трансфере, проживании, питании журналистов, сопровождении их по маршруту пресс-тура, включая все запланированные мероприятия. Особого внимания заслуживает вопрос аренды конференц-залов, оснащенных необходимой аппаратурой.

Пресс-конференция на другом конце страны: 6 правил грамотной организации

Круглый стол

Круглый стол — это форма пресс-мероприятия, позволяющая обсудить какую-то идею или проблему, которая имеет высокий градус общественной значимости.

Участниками круглого стола обычно становятся представители науки, бизнеса, общественных организаций и т. д. То есть, важно найти и пригласить сведущих в той или иной проблематике спикеров. Обойтись участием только представителей компании тут не получится.

Все вопросы и топики утверждаются с участниками заблаговременно, примерно за пару недель до даты проведения круглого стола, чтобы у приглашенных было время на подготовку. Заранее составляется план и прописывается очередность выступлений, а также их продолжительность.

Число участников должно быть не более 15 человек, иначе люди просто не успеют высказать свою точку зрения и подискутировать с коллегами. У круглого стола обязательно должен быть модератор, который будет контролировать продолжительность выступлений и ход всего мероприятия.

Анастасия Федосеева

Автор Pressfeed

Источник: https://news.pressfeed.ru/5-osnovnyx-vidov-press-meropriyatij/

Искусство проведения пресс-конференций

Мастер — класс «Эффективная работа со СМИ. Искусство проведения пресс-конференций».   РОО «Центр инноваций социальной сферы», г. Омск

Шаг первый: выбираем место и время

Лучшие дни: вторник, среда, четверг.

Лучшее время — вторая половина дня. Только не слишком поздно. Ваша пресс-конференция только для Вас — событие. Для журналиста же — повседневная работа. Вы очень радуетесь, когда Вам приходится задерживаться на работе допоздна, или работать в выходные?

Прежде, чем назначить день, убедитесь, что в этот день не запланировано событие большее, чем Ваше, по масштабу. Обижайтесь — не обижайтесь, но журналистов на всех не хватает. Они, по-видимому, будут там, где происходит что-нибудь покрупнее.

Если даже день и время выбраны удачно, на количество журналистов в зале может повлиять выбранное вами место проведения. Оно должно быть в таком месте, куда репортеры без проблем смогут добраться на общественном транспорте.

При выборе места помните:  зеркала мешают телеоператорам, колонны мешают входящим и выходящим, шум из окон мешает всем.

Составьте программу. Она может выглядеть так:

Шаг второй: приглашаем средства массовой информации

Прессу можно либо очаровать, либо завоевать, либо взять измором! Последнее — всего легче. Первое приглашение пошлите за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции.

Не экономьте: пусть их разнесет курьер и передаст «лично в руки». Не позднее, чем за сутки сделайте контрольный обзвон.

Для начала, Вам потребуются имена людей, с которыми вы будете общаться. Если у Вас нет постоянного контакта с прессой, лучше начать с базы данных. Составьте анкету из следующих вопросов:

• Название издания (канала)
• Адрес (фактический)
• Номер телефона, факса, e-mail
• Дни выхода (для ТВ — время выхода)
• Фамилия, имя, отчество главного редактора (генерального директора)
• Контактные лица

Шаг третий: составляем пресс-релиз

Для чего он нужен? Журналисты получают «рыбу» будущего материала. Вряд ли Вам стоит рассчитывать на то, что репортер вложит весь свой талант в отображение происходившего на пресс-конференции.

Имея же пресс-релиз, он, добавив от себя совсем немного, имеет готовый к употреблению репортаж. Более того, он может опубликовать его и не приходя на пресс-конференцию.

Организаторам же своя выгода: у вас есть гарантия, что события, даты и имена не будут искажены, а главная мысль будет передана адекватно.

Первый абзац пресс-релиза называется «лид». Его лучше выделить курсивом. В нем должна быть сразу сообщена вся важнейшая информация. Каждый последующий параграф будет сообщать читателю уже менее важные данные.

Когда Вам длинноваты брюки, где Вы их укорачиваете: вверху, или внизу? Редакторы газет тоже люди: если для Вашего пресс-релиза в газете будет слишком мало места, они отрежут последние абзацы. Поэтому самое важное изложите вначале.

Дальше пишите все в порядке убывания значения.

Девять правил при подготовке пресс-релиза:

1. Ставьте дату
2. Укажите контакт (имя и телефон человека, к которому можно обращаться с вопросами)
3. Придумайте заголовок (журналисты очень часто изменяют их, не обижайтесь)
4. Печатайте пресс-релиз на фирменном бланке
5. Печатайте пресс-релиз черным цветом, используя шрифт «Таймс».
6. Печатайте только на одной стороне листа
7. Оставляйте поля
8. Печатайте с двойным интервалом
9. Всегда ставьте в конце сообщения значок #.

Дураков теперь мало. Еще меньше журналистов, которые сделают Вам бесплатную рекламу. Если ваш пресс-релиз будет похож на рекламный материал, одно из двух: либо над Вами посмеются, либо утром Вы получите по факсу счет за размещение.

Пишите о проблемах читателей. Подавайте нужную Вам информацию в таком ключе, чтобы было видно, каким образом эти факты повлияют (лучшим, конечно же, образом) на их жизнь. Будем откровенны: здесь определенных натяжек не избежать.

При этом помните, что журналисты тоже читатели.

Заголовок должен привлекать внимание. Его следует писать, когда материал готов. Скажу больше, он должен быть с материалом связан. Не пожалейте времени на него. Часто именно интересный заголовок определяет успех всего материала.

Постарайтесь ограничить каждое предложение в вашем пресс-релизе двадцатью словами. Пишите предложения коротко и просто, опускайте цветистые прилагательные и многословные определения, но никогда не жертвуйте фактами. Абзацы тоже должны быть как можно короче. Весь пресс-релиз должен быть на одном листе.

Шаг четвертый: принимаем гостей

Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников назначают в группу по приему и регистрации гостей и участников. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа. Функции группы:

• поприветствовать пришедшего
• попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных
• выдать комплект раздаточных материалов и сувениры
• представить (при необходимости) директору предприятия, или ответственному за проведение пресс-конференции
• указать дорогу (или проводить, если дело совсем плохо) в конференц-зал

Шаг пятый: встречаем ньюсмейкеров

Если до пресс-конференции не дойдут несколько журналистов, будет досадно, но не смертельно. Если ее не найдет ньюсмейкер — дело дрянь. Встретьте его у входа в здание. Предусмотрите помещение, где он мог бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами.

Необходимо четко прояснить продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Такая прелюдия помогает снять напряжение, установить первичный раппорт между ньюсмейкером и ведущим, настроиться на нужную волну.

 Сколько человек сажать в президиум?

Чем меньше, тем лучше, чтобы не было похоже на торжественное заседание. Идеальный вариант – 2 человека + ведущий.

 Распределение ролей на пресс-конференции

 Пресс-конференция началась

Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного времени на 5-10 мин допустимо и даже желательно. За этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию? Планируемая продолжительность — 30-60 минут.

Шаг шестой: начинаем говорить

Помещение для выступления

Лучше, если маленькое помещение совершенно заполнено, чем наполовину пустое большое. Большое количество сидящих далеко друг от друга слушателей не позволяет создать в зале нужную атмосферу. В этом случае, лучше усадить слушателей поплотнее.

Дружески пригласите сидящих на «галерке» пересесть вперед. Лучше, если это сделает ведущий. Вероятно, в первые секунды никто не шевельнется. Будьте вежливы, но настойчивы.

Стоит первому засопеть и завозиться, как сработает «стадное чувство» и все потянутся к первым рядам. Проверено.

Можно ли читать по бумажке?

Можно. Но это уже не модно. И не современно. И даже смешно. Так что — нельзя.

Шаг седьмой: мониторинг СМИ.

Эффективность проведения вашей пресс-конференции определяет количество пришедших на неё журналистов и, как следствие, количество вышедших в эфир/печать позитивных материалов.

15 контрольных вопросов, задаваемых заранее себе самому, если ньюсмейкер — Вы сами:

1. Каков состав и размер аудитории?
2. Какова Ваша компетентность в вопросе?
3. Какова продолжительность моего выступления?
4. Кто будет руководить пресс-конференцией?
5. Кто и каким образом представит меня?
6. Требуется ли от меня использование видеоматериалов, слайдов?
7. В каком помещении состоится встреча?
8. Нужен ли мне микрофон?
9. Буду я выступать из-за стола, кафедры, или со сцены?
10. Буду ли я говорить по написанному плану, или воспроизводить по памяти?
11. Как я могу с самого начала вызвать интерес к своему выступлению?
12. Репетировал ли я свое выступление?
13. Могу ли я сократить длинные фразы?
14. Могу ли записать свое выступление для последующего анализа?
15. Что мне надеть?

Типовые ошибки при проведении пресс-конференции

Как уже говорилось, пресс-конференция должна быть, прежде всего, информационным поводом, о котором журналисты расскажут читателям, слушателям, зрителям. К этому нужно стремиться ее организаторам. Чтобы создать такой информационный повод, следует избегать ошибок, которые часто допускаются специалистами PR в различного рода фирмах при подготовке и проведении пресс-конференций.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 1 — непонятная, незначительная для журналистов, в качестве информационного повода, тема пресс-конференции.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 2 — приглашение на пресс-конференцию значимой личности, а еще лучше — двух, но не «проходящих» по теме пресс-конференции, информация о которых и будет напечатана на страницах газет.

Примечание. Если на пресс-конференции две значимых личности, они могут «экранировать» друг друга. Что не всегда позволяет спрогнозировать отклики.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 3 — злоупотребление терминологией и профессиональным сленгом, понятным далеко не всем журналистам, пишущим даже на узкоспециализированные темы.

ПРИМЕР:
На пресс-конференции говорят о том, что: «Хэтэмеэли уже дохлые и скоро Майкрософт «отменит» все хатитипи»… Журналисты тихо злятся, если, конечно, они не ведут эту узкую тему в редакции, а мероприятие получает соответствующий  отклик в СМИ.

Примечание. Журналисты обычно молчат, сталкиваясь с незнакомой терминологией, даже если просьба задавать вопросы прозвучала 50 раз. Поймите их правильно, они хорошо к Вам относятся, но боятся задать вопрос, который может показаться глупым.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 4 — приглашение журналистов на пресс-конференцию накануне мероприятия, не учитывая других значимых мероприятий, проходящих в это же время.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 5 — отсутствие табличек в президиуме и бэджей на пиджаках организаторов пресс-конференции.

ПРИМЕР:
Отсутствие табличек на встрече с «политическим лидером» вызвало дискомфорт во время работы журналистов на пресс-конференции: журналист знает, о чем спросить, какой вопрос интересовал бы читателей (слушателей) его издания, но не знает, кому его адресовать, в силу вышеназванных причин.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 6 — несерьезное отношение, игнорирование пресс-релизов до пресс-конференции, во время ее проведения и после ее окончания.

ПРИМЕР:
Журналист из газеты «W» не пришел, что довольно часто случается, сообщив об этом организаторам пресс-конференции, а пресс-релиз «после» мероприятия ему послать забыли. Не стоит удивляться тому, что о Вашем событии в данном СМИ забудут.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 7 — отсутствие ведущего пресс-конференции, особенно если на вопросы будет отвечать группа людей.

Примечание. Если пресс-конференция затянулась и стало понятно, что дальнейший разговор не получится, необходима яркая, запоминающаяся концовка встречи, которую и делает ведущий.

Умение вовремя поставить точку, красиво закончить мероприятие часто «спасает» его в случае провала.

А напоминание главной идеи, главной мысли пресс-конференции с различными акцентами в ответах на вопросы журналистов и в пресс-релизах «забивает гвоздь» у последних, давая возможность не забыть, не перепутать, помнить, зачем они сюда приглашены.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 8 — делать акцент на непрофессионализме журналистов.

Примечание. Подчеркивание непрофессионализма или проявление неуважения к журналисту, а так же упреки и прилюдное «поучение» прессы  чревато серьезными последствиями — отклик в прессе может быть абсолютно непрогнозируемый или, мягко скажем, злой.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 9 — не учитывать тем, которые ведут журналисты на страницах своих газет или на радио и телевидении, а так же не учитывать их личные симпатии и антипатии.

Примечание. Идеальный вариант, когда пресс-центр формирует круг «своих» журналистов (отношения с которыми могут быть не только рабочими, но и личными), при этом не обязательно пишущих хорошо.

И, последнее:  перечитайте все еще раз. Просто для удовольствия. Не сомневаюсь, что Вы проведете блестящую пресс-конференцию, и мы еще о Вас услышим. Удачи!

 ©Омский центр инноваций социальной сферы

Искусство проведения пресс-конференций

Источник: http://son-net.info/iskusstvo-provedeniya-press-konferencij/

7 правил хорошей пресс-конференции

По просьбе Best app руководитель пресс-службы ОАО «Сибмост» Ольга Кочетова написала семь советов PR-специалистам по проведению эффективной пресс-конференции, которую журналисты никогда не обзовут цеховым сленгом «прессуха»:).

Нет пятнице!

Любая пресс-конференция в пятницу обречена на неудачу в плане резонирования. Лучшее время для пресс-конференций – это середина дня (с 11.00 и до 15.00), вторник-среда-четверг (четверг лучше с 10.00 до 14.00 максимум). Прозондируйте, не устраивает ли в этот день и в ваше время губернатор свою пресс-конференцию, или не планирует ли в этот день в ваш город приехать Чичваркин.

Опросники

Несмотря на скептическое отношение к опросникам, я ими пользуюсь. Но с осторожностью – ни в коей мере это не попытка контролировать журналиста. То есть, опросник не должен быть официальным. Проще обзвонить по-дружески редакции и профильных корреспондентов и узнать, что было бы им интересно спросить.

При этом нужно чётко понимать — журналист может просто наобум чего-то сказать, чтобы вы от него отстали и не мешали твитить. Поэтому проще самостоятельно провести мониторинг информационного освещения темы вашего спикера (заказчика). Срок мониторинга: как минимум квартал назад.

И необходимо вспомнить громкие темы, интерес к которым бессрочен и не иссякает.

Подготовка спикера

Сделайте спикеру «рыбу» — примерные вопросы, которые ему зададут во время пресс-конференции. Как на первые 15 минут преамбулы, так и на последующий диалог – тут лучше воспользоваться тем же опросником и собственным мониторингом. Журналисты готовы слушать спикера 15 минут, если он говорит четко, по делу и интересно.

Монолог более длительный уже утомляет, поэтому с обозначением информационного повода нужно уложиться в этот период.

Кроме того, нужно настроить спикера на готовность к провокациям: как запланированным (и это уже задача прессека либо организаторов просчитать вероятность и тему таких провокаций), так и случайным (включайте дружелюбность и демонстрируйте готовность продолжить диалог в дальнейшем для большего информирования и пояснения корреспонденту сути ответа).

Анонсирование

Если пресс-конференция проходит на сторонней площадке (ТАСС, ИНТЕРФАКС), то рассылкой анонсов и обеспечением корреспондентов обычно занимается площадка. Но это ни в коей мере не отменяет вашу обязанность (!!!) на всякий пожарный обзвонить корреспондентов и пригласить их: убедиться в серьезности их намерений, убедиться, что они не заблудились.

Если вы самостоятельны, то за недельку отправьте анонс (в службу новостей и непосредственно отраслевому корреспонденту) с обозначенной темой (и пусть это не будет размытая общестратегическая формулировка, будьте конкретнее, но интригу раньше времени не раскрывайте), накануне сделайте звонок «как дела? ты к нам завтра придёшь?», а за час-полтора до действа произведите контрольный обзвон.

Оргвопросы

• Пресс-кит желательно раздавать в фирменном пакете с какими-то символическими подарунками (если это будет флэшка с информацией о компании, ФИО и регалиями спикера, тезисами его выступления, либо всем выступлением – будет вообще прекрасно, проинформируйте об этом корреспондентов).
• Wi-Fi free.
• Технические узлы-выводы для диктофонов и микрофонов.
• Спикер на возвышении – чтобы видеть его, и чтобы он мог видеть аудиторию.
• Обеспечьте качественное освещение – избавьте всех от софитов.
• Если пресс-конференция проходит не в специально оборудованном зале, а за круглым столом, допустим, то вода без газа (и стаканы!) на каждого участника обязательны. Но ни в коем случае не «печеньки с чаем».
• Мультимедиа презентации, если есть, что показать. Обязательно смотрибельные и читабельные. С последующим оперативным предоставлением журналистам для использования.
• Табличку перед спикером, с Ф.И.О. спикера крупным шрифтом.
• Собственный диктофон с полноценной записью. Срабатывает безукоризненно — обязательно у кого-то случается форс-мажор с техникой, а тут вы – волшебник на подхвате

Контакт с аудиторией

Можно, конечно, просить корреспондента представиться перед вопросом, но лучше сделать это ведущему в момент начала диалога с аудиторией. Лучше будет, если и ведущий (если он сторонний, и вы, курсируя в зале, будете поименно знать аудиторию и обращаться к журналисту по имени).

Финал

Иногда вопросы бывают бесконечными. Во время пресс-конференции Владимира Путина, к примеру. Чаще всего период пресс-конференции прописывается в анонсе, с заложенным в уме получасом дополнительного времени.

По итогам обязательна рассылка всем участникам пресс-релиза. Плюс рассылка этого же пресс-релиза по соответствующей базе СМИ (для тех, кто не в теме; в теме, но не смог) с предложением поделиться записью мероприятия.

Для иллюстрации темы:)

8 скачков Павлюченко — «убить» пресс-конференцию:-))

Источник: http://bestapp.menu/7-pravil-xoroshej-press-konferencii/

Организация пресс-конференции PR-агентством

Дмитрий Журавлев,
консультант по PR имиджево-коммуникационной компании PRSG (PR Service Group)

В этой статье я постараюсь развить тему материала Дмитрия Комендантова «Создавайте мероприятия, которые привлекают внимание», опубликованного в № 6–7 PR News.

Итак, вспомним основные типы мероприятий, организацию которых обеспечивает PR-агентство или PR-отдел компании. Все мероприятия можно подразделить на группы в зависимости от целей, которые они призваны решать.

Первую группу составляют мероприятия, цель которых — информирование СМИ о важных новостях компании (пресс-конференция, брифинг, пресс-ланч и т. д.).

Вторая группа — мероприятия, организуемые для ознакомления потенциальных потребителей и продавцов с продуктом или услугой (различные технические семинары и презентации).

Мероприятия, проводящиеся в неформальной обстановке с целью расположения к себе аудитории (внешней, внутренней или смешанной), составляют третью группу (вечеринки, презентации, приемы).

И, наконец, четвертая группа, объединяет в себе черты мероприятий первых трех групп, но связанна с транспортными перемещениями (пресс-тур и road-show).

Все мероприятия, независимо от принадлежности к той или иной из вышеперечисленных групп, имеют общие правила, касающиеся их организации, и различаются только количеством задействованных человеческих ресурсов и сроками выполнения работ.

Account manager, Менеджер по логистике, Менеджер по развитию отношений со СМИ (менеджер по работе с прессой) — три действующие лица, вокруг которых строится вся работа по организации мероприятий.

Account manager разрабатывает план перспективных и текущих мероприятий в рамках курируемого направления, осуществляет информационное сопровождение мероприятий, финансовое и организационное (взаимодействие внутренних структурных подразделений PR-агентства) обеспечение.

Менеджер по логистике осуществляет планирование и координацию работ по организации технического обеспечения мероприятий, начиная от заказа места проведения мероприятия и заканчивая оформлением всех окончательных расчетов с субподрядчиками.

Менеджер по развитию отношений со СМИ (менеджер по работе с прессой) организует и поддерживает необходимые связи, выбирает формы и методы взаимодействия со СМИ, обеспечивает информационную поддержку мероприятий.

Основная роль в организации любого мероприятия принадлежит account manager, ведь именно ему необходимо правильно спланировать сценарий взаимодействия внутренних подразделений PR-агентства.

Эти три специалиста способны провести любое мероприятие из вышеуказанных групп.

Организацию мероприятия условно можно разбить на три этапа: «работа до», «работа на» и «работа после».

Как правило, работа начинается со встречи представителей PR-агентства с клиентом и выяснения общей ситуации, формулировки главной и вспомогательной темы. По итогам встречи готовится PR-предложение, которое предполагает последующее согласование с клиентом сценария и бюджета проведения мероприятия.

Методика организации мероприятий на примере пресс-конференции

Обычно пресс-конференция планируется за две недели до проведения, но, как показывает практика, физически ее можно организавать и за два дня. Провести и добиться хороших результатов.

При подготовке сценария пресс-конференции необходимо учесть: • место проведения мероприятия; • продолжительность мероприятия; • количество спикеров, регламент их выступлений; • наличие необходимого оборудования; • наличие информационных материалов и сувенирной продукции; • оформление зала; • необходимость привлечения фотографа, переводчика, других подрядных организаций;

• необходимость обеспечения транспортом участников и гостей пресс-конференции.

Для координации работы основных действующих лиц, занятых в организации мероприятия, рекомендуется использовать так называемые контрольные листы (check-list). В этих листах подробно расписаны все этапы и виды работ по организации мероприятия с указанием сроков начала и завершения их выполнения (deadline) конкретно для каждого из менеджеров.

Первый этап: «работа до»

Account manager, опираясь на данные предоставленные менеджером по логистике и менеджером по работе с прессой, разрабатывает PR-предложение, включающее бюджет мероприятия, списки СМИ и график выполнения работ. После утверждения PR-предложения он распределяет обязанности внутри PR-агентства.

За неделю до начала мероприятия account manager должен получить от клиента все необходимые для написания пресс-релиза и составления пресс-папки материалы. Затем пишутся пресс-релиз и текст приглашения.

Оба документа должны содержать информацию о контактных лицах, логотип клиента и соответствовать корпоративному стилю оформления подобных документов в компании клиента. Обязательно составляется информационная папка.

Утверждение у клиента всех информационных материалов, используемых в пресс-конференции, account manager производит не позднее, чем за два дня до начала мероприятия.

За день-два до мероприятия необходимо также протестировать оборудование, используемое во время пресс-конференции, а при необходимости посетить место проведения мероприятия вместе с клиентом.

До пресс-конференции Account manager проводит консалтинговую работу со спикерами клиента. Необходимо напомнить всем спикерам клиента о нормах и правилах взаимодействия со СМИ, обсудить список «сложных вопросов».

Аccount manager информирует клиента о настрое журналистов, возможных последствиях, откликах; совместно с ним уточняет сценарий пресс-конференции, вырабатывает возможные ответы на вопросы корреспондентов, составляет тезисы выступлений спикеров, определяет сильные и слабые стороны проводимого мероприятия и вносит предложения.

Первый этап наиболее сложный для менеджера по логистике. Он должен согласовать с account manager структуру мероприятия с учетом пожеланий клиента и осуществить предварительный заказ места проведения мероприятия и сопутствующих ему элементов (кейтеринг, транспорт, презентационное оборудование, фотограф, переводчик, сувениры).

Далее, менеджер по логистике предоставляет account manager в качестве возможных вариантов не менее трех мест проведения мероприятия с рассчитанным бюджетом затрат на аренду помещения, оборудования и т. д.

После утверждения бюджета и места проведения мероприятия менеджер по логистике бронирует и подтверждает заказ (место проведения, кейтеринг, транспорт, презентационное оборудование и т. д.).

Активное участие менеджер по логистике принимает в подготовке вспомогательных материалов (бэйджи, стрелки указатели, таблички в президиум и т. д.) и в формировании информационной папки (тиражирование и упаковка пресс-материалов, формирование пресс-пакетов).

За сутки до начала мероприятия он отправляет два факса с заявками: 1) на ввоз необходимого оборудования и 2) на парковочное место (желательно сделать телефонные звонки с целью подтверждения получения факсов).

Немаловажную роль играет в работе PR-агентства на первом этапе организации мероприятия и менеджер по работе с прессой. Он составляет предварительный, а затем и рабочий список СМИ для клиента. После этого начинается первый обзвон журналистов.

До пресс-конференции необходимо сделать по два звонка каждому приглашенному журналисту. Цель первого звонка — выяснение возможных мотивов участия журналиста в пресс-конференции.

Если его интересует клиент, но не интересует тематика данного мероприятия, то выявляются актуальные для корреспондента вопросы.

И если их освещение в СМИ не противоречит интересам клиента, то менеджер по работе с прессой до, во время или после пресс-конференции организует встречу журналиста с соответствующими представителями от клиента.

После первого звонка, заинтересованному мероприятием журналисту высылается приглашение, и затем делается второй звонок с целью подтверждения получения приглашения и готовности корреспондента посетить пресс-конференцию.

За день до начала мероприятия менеджер по работе с прессой на основе полученных от журналистов подтверждений об участии составляет список ожидаемых СМИ. В его функциональные обязанности также входит оказание помощи менеджеру по логистике в подготовке вспомогательных материалов.

Второй этап: «работа на»

В день проведения мероприятия менеджеры PR-агентства прибывают на место не позднее, чем за час до его начала.

При этом они должны иметь с собой: • сформированные информационные папки для журналистов; • именные бэйджи с логотипами изданий; • бэйджи для клиентов и менеджеров PR-агентства; • списки для регистрации; • таблички на столы; • флаги и плакаты клиента, необходимые для украшения зала; • стрелки, указывающие путь к залу, в котором проводится мероприятие; • диктофон;

• фотоаппарат (в случае отсутствия профессионального фотографа).

Менеджеры PR-агентства должны проверить, правильно ли организованы стол для регистрации, место проведения мероприятия и фуршета, а также украсить зал до начала пресс-конференции.

На регистрации необходимо присутствие не менее двух менеджеров PR-агентства. В больших отелях или в офисах компаний, вход в которые осуществляется по спискам, менеджер PR-агентства должен встречать журналистов у входа.

Во время регистрации всем участникам пресс-конференции предлагается кофе. На столе президиума должны стоять минеральная вода и стаканы. Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия. Стол регистрации не должен оставаться пустым даже после начала официальной части (для встречи опоздавших).

Менеджерам PR-агентства необходимо следить за регламентом проведения пресс-конференции. Время официальной части не должно превышать одного часа, а сессия вопросов и ответов не должна занимать более тридцати минут.

По окончании пресс-конференции менеджеры PR-агентства не покидают место проведения мероприятия до ухода журналистов, которых следует поблагодарить за участие в пресс-конференции, поинтересоваться их впечатлениями, предложить участникам пресс-конференции дополнительную информацию и фотографии. После пресс-конференции также организуются эксклюзивные интервью по заранее запланированным темам.

Третий этап: «работа после»

После мероприятия (в тот же день) account manager пишет отчет для клиента, к которому прилагается список присутствовавших СМ И. Через один-два дня после мероприятия ему необходимо провести встречу с клиентом и обсудить пресс-конференцию.

Менеджер по работе с прессой после мероприятия распространяет пресс-релиз среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии (в течение одного дня после мероприятия) и подготавливает для клиента план выхода публикаций о пресс-конференции. Появляющиеся публикации отправляются клиенту по факсу (электронной почте) в день выхода. В случае запроса журналистом дополнительной информации менеджер по работе с прессой должен предоставить ее в течение дня.

Менеджер по логистике занимается оформлением всех окончательных расчетов с получением оригиналов счетов и счетов-фактур. Замечательно, если он сможет отправить факсы субподрядчикам с благодарностью за помощь в проведении пресс-конференции. Кроме того, в его обязанности входит подготовка отчетного фотоальбома по мероприятию.

В этой статье я постарался привести к общему знаменателю и изложить методику организации пресс-конференции. Я искренне надеюсь, что применение данной методики поможет Вам в организации мероприятий.

© PR News, № 12, 2001

Источник: https://pr-news.su/publicat/n12/12_5.htm

Сценарий пресс конференции фото | dtpstory.ru

Пресс-секретарь обычно призывает присутствующих к тишине и начинает выступление, которое длится 5-15 минут. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами: поименное знакомство с указанием должности, титула, звания и прочее.

Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением. Т.е. своим выступлением модератор задает правила информационной игры. За тем идут выступления представителей фирмы, которое длится 10-15 минут. По словам М.В.

Гундарина, спикеры должны представляться, одновременно демонстрируя свой статус и компетентность.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

• проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;
• продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;
• представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
• решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность;
• наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференции в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.

Сценарий пресс-конференции

Важно

Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции, самое главное – «эксклюзивы» должны быть четко распределены по времени! Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки. Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах. Рекомендуемый срок: за 1 день. 7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.

На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы. Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза. 8. Репетиция пресс-конференции. У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции.

Сценарий пресс-конференции «решили не курить!»

В этих листах подробно расписаны все этапы и виды работ по организации мероприятия с указанием сроков начала и завершения их выполнения (deadline) конкретно для каждого из менеджеров.

Первый этап: «работа до» Account manager, опираясь на данные предоставленные менеджером по логистике и менеджером по работе с прессой, разрабатывает PR-предложение, включающее бюджет мероприятия, списки СМИ и график выполнения работ.

После утверждения PR-предложения он распределяет обязанности внутри PR-агентства.
За неделю до начала мероприятия account manager должен получить от клиента все необходимые для написания пресс-релиза и составления пресс-папки материалы. Затем пишутся пресс-релиз и текст приглашения.

Оба документа должны содержать информацию о контактных лицах, логотип клиента и соответствовать корпоративному стилю оформления подобных документов в компании клиента.

Неверный запрос ошибка 400

Для привлечения журналистов используют несколько приемов и стратегий.

Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие отношения с журналистами: гораздо легче журналисту отказать малознакомому человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.).
На регистрации необходимо присутствие не менее двух менеджеров PR-агентства.

Doodle video (рисованные рукой видеоролики) дистанционно. недорого

МеньЮлия Бордовских, телеведущаяПредставитель от Фонда «Олимпийская Москва»: Президент Фонда Гомельский А.Я. или генеральный директор С.Ю.Спортсмены (варианты): Дмитрий Саутин, Алина Кабаева, Ирина Чащина, Анастасия Давыдова и Анастасия Ермакова, Елена Исинбаева, Татьяна ЛебедеваПредставители компаний «Белая дача», «Тунайча», «Интерхлеб-М» Пресс-папка для журналистов:

• Пресс-релиз;
• Буклет Фонда «Олимпийская Москва»;
• Информационный бюллетень «Москва-2012»;
• Сувенирная продукция (возможно);
• Рекламные материалы компаний-участников.

Характеристика журналистского пула:Московская пресса, популярные общественно-политические издания («МК», «КП», «АиФ», «Московские новости» и.т.д.), деловая пресса, ВГТРК «Россия». Ход пресс-конференции: Вступительное слово ведущего (2 минуты).

План и сценарий пресс-конференции организации

При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:

1. какой будет информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)
2. выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)
3. как собрать журналистов;
4. когда проводить пресс-конференцию.

задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

Информационный повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для чита­теля, зрителя, слушателя.

Карта сайта

В больших отелях или в офисах компаний, вход в которые осуществляется по спискам, менеджер PR-агентства должен встречать журналистов у входа. Во время регистрации всем участникам пресс-конференции предлагается кофе. На столе президиума должны стоять минеральная вода и стаканы.

Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия. Стол регистрации не должен оставаться пустым даже после начала официальной части (для встречи опоздавших). Менеджерам PR-агентства необходимо следить за регламентом проведения пресс-конференции.

Время официальной части не должно превышать одного часа, а сессия вопросов и ответов не должна занимать более тридцати минут.
СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно. Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия! 2. Подготовка основных документов пресс-конференции:

• Сценарий (где будут прописаны основные идеи),
• Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария).
• Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!

• Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны).
• Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).

Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия! 3.

Источник: http://dtpstory.ru/stsenarij-press-konferentsii-foto/