+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Выдан вкладыш запись в трудовой книжке

Содержание

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Выдан вкладыш запись в трудовой книжке

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки.

Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия.

Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее.

Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша}
  • выполнение регистрационных записей}
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)}
  • дата рождения}
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша}
  • подпись работника}
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя.

Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер.

В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш.

По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи.

Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную.

Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена.

В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки.

Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

  • Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
  • Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:
  1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)}
  2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.
  • Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
  • Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
  • Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
  • В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
  • Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
  • Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-sdelat-zapis-o-vydache-vkladysha-k-trudovoy-knizhke

Выдан вкладыш запись в трудовой книжке

Выдан вкладыш запись в трудовой книжке

Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа. Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке.

Важно

Иные действия кадровика могут поставить под сомнение подлинность трудовой книжки в целом, с вытекающими из этого правовыми последствиями.

Соответственно, если вы индивидуальный предприниматель, руководитель организации, главный бухгалтер, руководитель (сотрудник) отдела кадров или уполномоченное приказом руководителя лицо (см.

тут), ответственное за ведение трудовых – контролируйте наличие вкладышей. Имейте в виду, что чистые бланки вкладышей должны быть в наличии всегда, также как и бланки ТК.

Зачем и для чего он нужен? Наличие вкладыша является необходимостью, ведь если к вам поступит на работу сотрудник, у которого не осталось места для внесения очередной записи – вы не сможете её внести. Но в соответствии с Правилами (№ 225), внести запись работодатель обязан не позднее 5 дней с момента вступления работника в должность. Естественно, возникнет нарушение, которого вы не сможете избежать.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

  • исправление фамилии при её изменении необходимо осуществлять как в трудовой книжке, так и в самом вкладыше – если подобный инцидент имеет место быть;
  • если по какой-то причине работодатель не проставил в данному документе свою печать, то работнику следует обязательно обратиться по этому поводу в отдел кадров и потребовать свершить это действие – отказать работодатель не имеет права.

Также следует помнить о перечне действий, осуществлять которые не следует категорически:

  • оформлять новую трудовую вместо подшивания специального вкладыша;
  • приклеивать или же просто вставлять в рассматриваемый документ новые листы;
  • вносить какие-либо недопустимые изменения в раздел «Сведения о награждении» — данные о работодателе и иное подобное.

Осуществление любого из обозначенных выше действий является очень серьезным нарушением.

Вкладыш в трудовую

Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

  • необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
  • открыть бланк вкладыша посередине;
  • сделать шилом два отверстия – в трудовой и во вкладыше;
  • с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Ошибки при вшивании Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки. К основным ошибкам можно отнести:

  1. Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться.
    Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

И учитывая, что в соответствии с законом работник может иметь оговоренный документ только в одном экземпляре, либо дубликат при ее утере, вкладыш заводится в случае окончания основной книжки, выступая в качестве продолжения и дополнения, который подкрепляется к оконченному экземпляру книги о труде, и соответственно хранится и предъявляется только вместе с ним. Как выглядит? Форма вкладыша наряду с книжкой утверждена Постановлением Правительства РФ № 225 и имеет незначительные отличия в сравнении с основным документом. В частности, присутствует практически такой же титульный лист, на котором указано, что сей документ является вкладышем, предусмотрены те же разделы, то есть сведения о работе и награждении, но в меньшем количестве, а именно для сведений о работе — 9 разворотов, а для награждений – 8.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка является основным документом, отражающим хронологию трудового стажа, который может быть весьма обширным. В связи с чем, при окончании трудовой книжки и заводится вкладыш в книгу о труде, который, по сути, выполняет ту же функцию, что и трудовая книжка, но все же является ее продолжением, а не основным документом.

И, тем не менее, к оформлению вкладыша наряду с книгой предъявляются достаточно жесткие требования, отраженные в законодательных нормах.

Нормативная база В частности, порядок оформления и ведения вкладыша трудовой книжки регламентирован разделом №5 Постановления Правительства РФ №255, где установлен единый порядок ведения оговоренного документа, который, по сути, мало чем отличается от порядка ведения книжек о труде.

Данная норма введена только для того, чтобы не только предотвратить подделку данных о стаже, но и дать возможность учесть весь стаж, а не только отраженный в дополнении.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку? Как было сказано выше, вкладыш выдается только в том случае, если основной документ окончен, причем окончиться могут как разделы о работе, так и сведения о награждениях.

То есть в подобной ситуации этот аспект не является первостепенным, вкладыш соответственно заводится с учетом правил, оговоренных в Постановлении №225.

Порядок выдачи Каждый приобретенный предприятием бланк книги о труде и вкладыша к ней регистрируется в специальном журнале, соответственно при выдаче бланка работнику, вносится запись в оговоренный журнал, форма которого утверждена Постановлением №69.

Запись в трудовой книжке выдан вкладыш

Внимание

Источник: http://lcbg.ru/vydan-vkladysh-zapis-v-trudovoj-knizhke/

Что делать с вкладышем в трудовую книжку | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Выдан вкладыш запись в трудовой книжке

Если все страницы одного из разделов трудовой книжки, надо оформить вкладыш в трудовую книжку. О порядке оформления документа, а также о том, как вести учет вкладышей в трудовую книжку, как вшить вкладыш в трудовую книжку и как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку, читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как вести учет вкладышей в трудовую книжку;
  • как вшить вкладыш в трудовую книжку;
  • как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку.

Итак, если все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, работодатель должен оформить вкладыш в трудовую книжку.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек “под ключ” от Системы Кадры.

Узнать все ответы

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка (раздел 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением правительства России от 16 апреля 2003 г. № 69)

Особое внимание надо обратить на то, что вкладыш надо не просто вложить в трудовую книжку, а вшить в нее.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Трудовое законодательство не определяет как именно надо вшить вкладыш в трудовую книжку. Специалисты Минтруда России, в свою очередь, разъясняют, что вкладыш надо вшить в конце трудовой книжки — между обложкой и последней страницей.

Инструкции по кадровой работе

Отметим, что просто вклеить вкладыш в трудовую книжку, нельзя. В противном случае организация может быть привлечена к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Читайте в электронном журнале статью «Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек»

Вшить вкладыш надо для того, чтобы не вкладыш не был потерян. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Запись в трудовую книжку о вкладыше

При выдаче каждого вкладыша в самой трудовой книжке надо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш». Поставить штамп надо на первой странице обложки с внутренней стороны. Рядом от руки необходимо написать серию и номер вкладыша. Ставить штамп надо аккуратно, чтобы он не вытеснял другие записи и был читаем.

В настоящее время Правила ведения трудовых книжек требуют обязательное проставление штампа «Выдан вкладыш». Не предусматривается возможность внесения записи в трудовой книжке от руки о том, что вкладыш выдан.

Читайте в электронном журнале статью «Трудовые книжки: как исправить ошибки прежних работодателей?»

Между тем и сам Минтруд считает это требование избыточным. Ведомство разработало проект постановления Правительства, которым предлагается разрешить организациям, не ставить штамп о выдаче вкладыша, а делать в трудовой книжке соответствующую запись.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку

По правилам, установленным п.3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, при внесении записи в раздел «Сведения о работе» надо проставлять порядковый номер вносимой записи.

Рекомендуем почитать: Трудовые книжки: скрытые ловушки оформления.

Инструкция не конкретизирует порядок нумерации записей при оформлении вкладыша в трудовую книжку. Между тем нумерация в трудовой книжке работника является нарастающей в течение всего периода его трудовой деятельности (разд.

4 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Поэтому при оформлении вкладыша и внесении в него записи о работе надо продолжать нумерацию, которая начинается непосредственно в трудовой книжке.

Начинать нумерацию записей во вкладыше трудовой книжке с цифры 1 неправомерно.

Учет вкладышей в трудовую книжку

При оформлении вкладыша его бланк обязательно надо зарегистрировать в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Форма книги утверждена постановлением Минтруда России № 69. Приходно-расходную книгу ведет бухгалтерия организации.

В ней фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Читайте в электронном журнале статью «Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников»

Кроме того факт оформления сотруднику выдачи вкладыша надо зарегистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

В графе 11 надо отразить сумму, полученную от сотрудника за новый бланк вкладыша. Если работодатель выдает сотрудникам бланки безвозмездно, то в графе 11 ставят прочерк.

Что делать с испорченным вкладышем трудовой книжки

Возможна такая ситуация. При заполнении вкладыша допущена ошибка на его титульном листе. А с трудовой книжке уже поставлен штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Перед кадровым работником встает вопрос: как поступить в этой ситуации?

Узнайте подробнее, какие проблемы могут возникнуть при оформлении трудовой книжки.

В данном случае надо заменить испорченный вкладыш. При этом порядок исправления записи о выдаче вкладыша в трудовой книжке не регламентирован.

Действовать надо следующим образом. Оформите новый вкладыш, а затем внесите соответствующие сведения в титульный лист трудовой книжки.

Зачеркнуть ранее внесенную запись вы не сможете, поскольку такой способ исправления допускается только в отношении имени, фамилии, отчества или даты рождения.

Надо признать штамп «Выдан вкладыш» недействительным, а затем проставить новый с серией и номером правильно оформленного вкладыша.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/382137-qqq-16-m3-vkladysh-v-trudovuyu-knijku

Вкладыш в трудовую книжку – как оформить образец, кто должен покупать, запись о выдаче

Выдан вкладыш запись в трудовой книжке

Трудовая книжка является важным документом, имеющим существенную юридическую силу. Именно поэтому необходимо в обязательном порядке вносить в неё все записи максимально аккуратно, избегать помарок.

Но нередко случается, что страницы в данном документе просто заканчиваются – в таком случае необходимо будет оформить специальный вкладыш, все записи необходимо будет делать именно в нем.

Что это такое

Обязательным документом для ведения трудовой деятельности на территории Российской Федерации является трудовая книжка.

Но она имеет ограниченное количество страниц и лица, часто меняющие работодателя, иногда сталкиваются с таким явлением, как отсутствие свободных граф для заполнения.

Данный момент является достаточно сложным, но разрешимым – заводить новую трудовую книжку не требуется.

Но, в то же время, действующим законодательством установлено, что необходимо обязательно вносить соответствующие записи в трудовую при заключении трудового договора.

Разрешается данный вопрос достаточно просто – следует оформить специальным образом вкладыш в данный документ.

К необходимости подобного действия может привести не только частая смена места официального трудоустройства, но также быстрый карьерный рост, перевод на различные должности внутри одного предприятия. Подобное обязательно должно отражаться в трудовой книжке.

При возникновении рассматриваемой ситуации необходимо будет лишь приобрести специальный вкладыш. Он имеет унифицированный формат, закрепленный в действующем законодательстве.

Основным документом, на который необходимо ориентироваться в рассматриваемом случае, является постановление Министерства труда РФ №69 от 10.10.03 г.

Этот НПД утверждает специальную инструкцию по заполнению и внесению изменений в трудовые книжки. С процедурой составления данного вкладыша связано большое количество самых разных нюансов.

К наиболее существенным вопросам следует отнести:

  • как оформить;
  • кто должен приобретаться вкладыш;
  • порядок и правила формирования записи о его выдаче;
  • как осуществляется нумерация в трудовой книжке при наличии вкладыша;
  • что делать, если вкладыш по какой-то причине утерян.

Всем лицам, имеющим отношение к процедуре составления данного документа, стоит заранее ознакомиться с ними.

Это касается также простых работников – так как при неправильном составлении вкладыша в последствии могут возникнуть достаточно серьезные проблемы (например, при устройстве на работу).

Срок действия заверенной копии трудовой книжки вы можете узнать в этой статье.

Согласно действующему по рассматриваемому поводу нормативному документу заполнение вкладыша в трудовую книжку осуществляется также, как внесение записей в неё.

Но при этом важно помнить о некоторых важных нюансах, связанных с процедурой рассматриваемого типа:

  • данный документ должен заполнять работодателем, во время работы на которого у сотрудника закончились страницы в трудовой книжке;
  • на первом листе самого вкладыша необходимо проставлять дату начала его заполнения, но не дату заведения самой трудовой;
  • в дополнительные листы должны включаться данные, действительные на момент его составления – это касается следующих моментов:
    • образование;
    • реквизиты (фамилия, имя и отчество);
    • иное;
  • на титульном листе строго обязательно наличие подписи с расшифровкой ответственного сотрудника, а также печати организации – текущего работодателя – причем печать должна закрывать частично и подпись, и часть данных вкладыша;
  • при этом количество вкладышей в одной трудовой книжке может быть неограниченным – данный момент обязательно отражается в действующем по этому поводу законодательстве.

Титульный лист рассматриваемого документа содержит следующие данные:

  • фамилию/имя/отчество;
  • дату рождения/наличие образования;
  • профессия/специальность;
  • дата составления, а также подпись владельца трудовой книжки.

Все обозначенные выше данные обязательно должны быть достоверными. Ответственность за это несет сотрудник, который занимается составлением рассматриваемого документа.

При этом правилами ведения трудовых не установлено, в какое именно место необходимо подшивать дополнительные листы.

Именно поэтому стоит ознакомиться со следующими важными моментами (из практики, судебной в том числе):

  • штамп должен быть проставлен таким образом, чтобы был читаем;
  • все отметки допускается делать в ручную, но, все же, рекомендуется использовать специальный штамп – на случай проведения судебного разбирательства (не возникнет вопросов по поводу подлинности документа);
  • оптимальным местом для подшивки рассматриваемого документа являются следующие:
    • в конце трудовой книжки – прямо перед обложкой;
    • перед разделом под названием «сведения о награждениях».

Также следует обязательно учитывать следующие моменты:

  • в случае возникновения ошибки ни в коем случае не допускается вносить в документ данного типа какие-либо исправлении – в такой ситуации он обязательно должен быть утилизирован (при этом номер вырезается и вклеивается в специальный журнал учета);
  • следует в первую очередь заполнить вкладыш и только потому подшивать его к трудовой книжке – в противном случае, при возникновении ошибки, придется осуществлять перепрошивку документа;
  • вкладыш должен заполняться также как и вся остальная трудовая книжка;
  • при отсутствии оригинала документа сам вкладыш какой-либо юридической силы попросту не имеет – он должен предоставляться только вместе с трудовой книжкой;
  • допускается перенесение записи со страниц трудовой на новый лист вкладыша;
  • исправление фамилии при её изменении необходимо осуществлять как в трудовой книжке, так и в самом вкладыше – если подобный инцидент имеет место быть;
  • если по какой-то причине работодатель не проставил в данному документе свою печать, то работнику следует обязательно обратиться по этому поводу в отдел кадров и потребовать свершить это действие – отказать работодатель не имеет права.

Также следует помнить о перечне действий, осуществлять которые не следует категорически:

  • оформлять новую трудовую вместо подшивания специального вкладыша;
  • приклеивать или же просто вставлять в рассматриваемый документ новые листы;
  • вносить какие-либо недопустимые изменения в раздел «Сведения о награждении» — данные о работодателе и иное подобное.

Осуществление любого из обозначенных выше действий является очень серьезным нарушением. И при его свершении трудовая книжка в обязательном порядке подлежит замене. Оформление дубликата и его выдачу должен осуществлять именно действующий работодатель.

Если у кадрового работника или же иного сотрудника, занимающегося оформлением вкладышей, по какой-то причине отсутствует опыт ведения подобных дел, ему стоит ознакомиться с образом.

Его можно легко найти в интернете . При этом стоит лишь доверять хорошо проверенным ресурсам.

Кто должен покупать вкладыш

Сегодня вкладыш в трудовую книжку можно приобрести в открытой продаже – цена его невелика. Но при этом следует помнить, что работник не обязан его покупать.

Если же работодатель настаивает на свершении данного действия, сотруднику следует отказать и сослаться на Постановление Правительства №225 от 16.04.03 г., освещающее этот момент:

п.№44 предприятие обязательно должно иметь всегда в наличии требуемое количество как чистых трудовых книжек, так и бланков-вкладышей для них
 п.№47 при оформлении новой трудовой книжки или же вкладыша в неё работодатель имеет право взимать со своего работника плату за расходный материал

Моменты, обозначенные выше в основных нормативно-правовых документах, обязательны к исполнению. Нарушение данного Постановления Правительства попросту не допускается.

Запись о выдаче и ее образец

Необходимо помнить важности правильности заполнения данного документа. Наличие каких-либо недочетов может привести к достаточно серьезным проблемам. Особенно это касается записи о выдаче. Она делается непосредственно в самой трудовой книжке.

Причем данная операция может осуществляться двумя способами:

  • от руки;
  • при помощи специального штампа.

Должна присутствовать фраза «Выдан вкладыш». При этом именно сама процедура внесения данной правки вызывает большое количество разнообразных вопросов. Согласно п.39 Постановления Правительства №255 необходимо делать запись именно при помощи штампа.

Работодатель в обязательном порядке должен иметь данный предмет. Но следует помнить о том, что если запись о выдаче была сделана просто ручкой, то документ все равно остается действительным.

При отсутствии соответствующего опыта у ответственного за это лица также стоит просто ознакомиться с верно составленным образцом данного документа. Это позволит избежать большого количества самых разных сложностей, ошибок .

Нумерация

Важным вопросом является нумерация листов в самом вкладыше. Некоторые неопытные работники отдела кадров по ошибки начинают её сначала.

Это является очень грубым нарушением правил ведения подобных документов. Согласно Постановлению Правительства №255 требуется просто продолжить нумерацию страниц.

Например, если последняя запись была сделана на странице трудовой №16, то первая страница вкладыша нумеруется как №17. Данное правило необходимо будет соблюдать в обязательном порядке.

Также не стоит забывать о дате заполнения вкладыша в трудовую книжку. Она должна быть проставлена соответствующим образом, текущая – на момент сшивки рассматриваемых документов.

Что делать, если он утерян

Ситуация с утерей вкладыша никак не регламентируется действующим по этому поводу законодательством. Потому если работник утратил его, работодателю необходимо просто потребовать от него написать объяснительную, после чего подшить новый вкладыш соответствующим образом подшитый.

Несколько иначе обстоят дела с утратой трудовой книжки. Если подобный прецедент все же произошел, работнику требуется написать соответствующее заявление работодателю с просьбой выдать дубликат.

В то же время потеря вкладыша в трудовую может стать серьезной проблемой именно для самого его владельца. Так как станет проблематичным получить кредит в банке, загранпаспорт и визу в некоторые страны.

Также велика вероятность появления сложностей с ПФР – данный внебюджетный фонд обязательно требует заверенную копию трудовой книжки и вкладышей в неё.

Документ рассматриваемого типа очень важен – юридически он приравнен непосредственно к самой трудовой. Потому стоит ответственно отнестись к его формированию, не стоит терять его.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере вы можете посмотреть тут.

Про копию трудовой книжки для пенсионного фонда рассказывается по ссылке.

Источник: http://vkadry.com/vkladysh-v-trudovuju-knizhku.html

Как оформить вкладыш в трудовую книжку – образец

Выдан вкладыш запись в трудовой книжке

Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Итоги

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

  • работнике (именуется также титульным листом);
  • работе;
  • вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

  • заполнение вкладыша;
  • вшивание вкладыша;
  • юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

  • дату заполнения документа;
  • персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

  • взять иголку с ниткой;
  • плотно приложить вкладыш к книжке;
  • пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

  • внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
  • проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

  • прямоугольный контур;
  • словосочетание «Выдан вкладыш»;
  • слова «Серия» и «Номер»;
  • линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

  • титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
  • странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/kak_oformit_vkladysh_v_trudovuyu_knizhku_obrazec/

Записи в трудовой при выдаче вкладыша

Выдан вкладыш запись в трудовой книжке

Она делается непосредственно в самой трудовой книжке. Причем данная операция может осуществляться двумя способами:

  • от руки;
  • при помощи специального штампа.

Должна присутствовать фраза «Выдан вкладыш». При этом именно сама процедура внесения данной правки вызывает большое количество разнообразных вопросов. Согласно п.39 Постановления Правительства №255 необходимо делать запись именно при помощи штампа. Работодатель в обязательном порядке должен иметь данный предмет.

Но следует помнить о том, что если запись о выдаче была сделана просто ручкой, то документ все равно остается действительным. При отсутствии соответствующего опыта у ответственного за это лица также стоит просто ознакомиться с верно составленным образцом данного документа.

Это позволит избежать большого количества самых разных сложностей, ошибок .

Если паспорт и ТК имеют разные фамилии собственника документов, то вам нужно потребовать документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке. После предоставления документа, повлиявшего на изменение фамилии, вы:

  1. Снимаете копию с этого документа или предлагаете это сделать работнику.
  2. Подшиваете копию в личное дело.
  3. На основании паспорта вносите на титульный лист трудовой новую фамилию.

При изменении фамилии:

  1. На титульном листе трудовой, вам нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию.
  2. Ниже записать фамилию, которая актуальна на данный момент.
  3. На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии.

Запись делается следующим образом: «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта).

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

И штамп, и запись ставятся на одном и том же месте: в правом верхнем углу на титульном листе трудовой. В целом оформление выглядит следующим образом:

  1. Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
  2. Ниже указывается серия и номер вкладыша.
  3. В конце трудовой – между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш.

Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе ТК. Так что переносить его нужно очень внимательно, тщательно выверяя каждую букву и цифру.

Количество вкладышей, которые могут выдаваться работнику – не ограничено. Соответственно, если в обозначенном месте уже существует отметка о выдаче вкладыша, делайте новую отметку чуть ниже.

Штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку

Приобретение бланка вкладыша Бланки вкладышей, как и бланки трудовых могут приобретать только работодатели юридические лица. Работодателю непозволительно:

  1. Принимать от работника чистый бланк вкладыша.
  2. Требовать от него чистый бланк вкладыша.

Каждый специалист, имеющий отношение к кадровой работе должен понимать, что бланки вкладышей, как и бланки трудовых – документ строгой отчётности.

Вкладыш может быть приобретён у посредников, специализирующихся на реализации продукции, выпускаемой Гознаком Минфина РФ, имеющих специальную доверенность на её реализацию, с указанием серийных номеров книжек или вкладышей.

Такие фирмы должны иметь лицензию и сертификат, подтверждающие правомочность совершаемых ими сделок. В других местах их приобретение может привести к серьёзным проблемам, вплоть до постановки вопроса о подделке трудовых.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку (пример, образец заполнения, где взять)

Выдан вкладыш запись в трудовой книжке

Когда в трудовой не осталось чистых страниц на помощь придет вкладыш. Это официально узаконенный бланк, который позволяет продолжать ведение трудовой дальше без замены на новую.

Трудовая деятельность практически любого человека достаточно продолжительна по времени до того момента, как наступает пенсионная пора.

При этом трудовой путь отдельного гражданина может сопровождаться столь большим количеством записей в «трудовой», что они способны исчерпать запас свободных листов достаточно быстро.

В случае наступления этого события не возникает необходимость в новом документе, так как для этого предусмотрен соответствующий вкладыш.

С помощью такого вкладыша расширяются возможности «трудовой» в плане появления новых листов, но здесь необходимо понимание правильности его использования, что актуально не только для кадровиков, но и для работников. Последние должны быть заинтересованы в соблюдении правильности заполнения «трудовой», так как от этого зависит не просто возможность получения пенсии, но и ее размер.

Даже самая незначительная ошибка со стороны кадровиков может привести к таким проблемам, которые заставят тратить много времени и собирать различные справки, чтобы восстановить стаж. Для исключения такой ситуации следует не только обладать определенными знаниями в рамках рассматриваемой темы, но и проверять периодически состояние трудовой книжки.

Что надо понимать под вкладышем

Дополнение в виде вкладыша – это документ, обеспечивающий возможность продолжения учета трудового стажа. Такое случается тогда, когда сделана последняя запись и в графе, предназначенной для внесения сведений, больше не осталось места. В данном случае запрещается использование альтернативных способов продления «жизни» трудовой книжки:

  • внесение записей в графу, в которой отражаются сведения о награждениях и различных поощрениях, путем ее переименования;
  • вклеивание дополнительных листов из других бланков;
  • заведение новой «трудовой».

Единственно допустимый способ, обеспечивающей продолжение записей в документе, который «исчерпал» себя, – это подшивка вкладыша. Любые другие действия могут быть расценены с точки зрения подделки документа, что способно привести к определенным правовым последствиям.

Внешний вид и описание:

  1. Бланк имеет 36 страниц
  2. Картонную обложку;
  3. Формат 88х125 мм;
  4. С элементами защиты.

  5. Титульный лист напоминает титульный трудовой, а внутри все графы полностью совпадают с графами в ТК.

Предусмотрены те же разделы, то есть сведения о работе и награждении, но в меньшем количестве, а именно для сведений о работе — 9 разворотов, а для награждений – 8.

Каждый вкладыш не просто имеет графы для внесения фамилии и имени работника, но и обладает серией и номером, который присвоен каждому экземпляру, что подразумевает принадлежность вкладышей к бланкам строгой отчетности, о чем сказано в п.42 Постановления №225.

Соответственно, каждый приобретенный предприятием либо выданный работнику экземпляр вкладыша подлежит регистрации в специальном журнале, который отражает движение книжек и вкладышей к ним и соблюдение определенных требований при хранении.

Нужна ли голограмма на вкладыше?

В соответствии с Приказом Министерства финансов РФ № 117н и книжка, и вкладыши к ней имеют специальную степень защиты, то есть голограмму, но в то же время, ни порядок оформления оговоренных документов, ни место расположения защиты на законодательном уровне не утверждены, к тому же нигде в законодательной базе не указано, что книга о труде и ее дополнения считаются недействительными без голограммы.

Следовательно, вопрос о нанесении голограммы на оговоренные документы решается на усмотрения работодателя.

К тому же, следует учитывать тот факт, что голограмма не реализуется в свободной продаже, а выдается работодателям вместе с приобретенными бланками книжек и вкладышей к ним для последующего вклеивания в бланки для предотвращения подделывания данных о трудоустройстве либо увольнении.

То есть работодатель волен сам избирать степень доверия к своим работникам и решать, вносить ли ему голограмму только в книгу о труде либо еще и во вкладыш к ней.

Имеет ли силу без основной трудовой книжки (сам по себе)?

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш является действительным только при предъявлении основного документа, то есть книге о труде, несмотря на то, что вкладыш обладает титульным листом с персональными данными работника и хронологическими записями о трудоустройстве.

Данная норма введена только для того, чтобы не только предотвратить подделку данных о стаже, но и дать возможность учесть весь стаж, а не только отраженный в дополнении.

Регламентирующий документ

То есть вкладыш, точно так же, как и основной документ, имеет установленную форму, и ведется в соответствии с оговоренным нормативным актом по аналогии.

Оформление вкладыша

Вкладыш выдается только в том случае, если основной документ окончен, причем окончиться могут как разделы о работе, так и сведения о награждениях.

Порядок выдачи

Каждый приобретенный предприятием бланк книги о труде и вкладыша к ней регистрируется в специальном журнале, соответственно при выдаче бланка работнику, вносится запись в оговоренный журнал, форма которого утверждена Постановлением №69.

Хотя вкладыш может приобрести и сам работник, но при этом сей бланк все так же будет подлежать регистрации в журнале.

Правила оформления и ведения

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш ведется в соответствии с теми же правилами, которые установлены при ведении трудовой книжки, но, тем не менее учитывая некоторые нюансы, а также отсутствие отдельно разработанных правил, возникает множество вопросов при внесении тех иных данных.

Штамп “вкладыш выдан”

В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.

Также нигде не предусмотрен тот факт, что на предприятии может отсутствовать штамп о заведении вкладыша, и одновременно в нормативных актах не установлен прямой запрет на внесение записи о заведении вкладыша от руки.

То есть при отсутствии штампа вполне допустимо внести запись вручную о том, что вкладыш оформлен, с проставлением даты заведения, номера и серии оговоренного документа.

Образец записи о вкладыше выглядит следующим образом: Выдан вкладыш: Серия. Номер. Дата.

Титульный лист

Оформление титульного листа вкладыша мало чем отличается от подобной же процедуры при заполнении книги о труде.

Вносятся практически те же данные, а именно:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность.

Рисунок 1 – Образец заполнения титульной страницы вкладыша

Но, тем не менее, некоторые отличия есть.

В частности, именно на вкладыше указываются данные действительные на момент заведения оговоренного документа, а не трудовой книжки.

То есть если ранее была смена фамилии, то во вкладыше указывается уже новые данные, то же самое относится и к вновь полученному образованию при его наличии и специализации.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек. Ниже вы можете увидеть пример.

Рисунок 2 – образец заполнения вкладыша (страницы сведений о работе)

Дата заполнения

После заполнения выше оговоренных граф указывается уже дата заполнения вкладыша, которая соответственно тоже указывается настоящая, а не та, которая указана в трудовой книжке.

Источник: https://dedadi.ru/administrativnoe/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.