+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Запись в трудовой о выданном вкладыш трудовую

Содержание

Особенности и образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Запись в трудовой о выданном вкладыш трудовую

Сведения о трудоустройствах и увольнениях граждан вносятся в трудовую книжку. Количество листов в этом документе ограничено, при их окончании не требуется получать новую книжку, достаточно вшить вкладыш. Существует несколько правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш – это документ, соответствующий ряду критериев:

  • Параметры (по законодательному стандарту) – 8,8х12,5 см;
  • Материал – картон;
  • – 46 страниц, в точности повторяющих структуру и расположение граф трудовой книжки.

Особенностью вкладыша является наличие элементов защиты. Одним из них является уникальный идентификационный номер, расположенный в верхнем правом углу каждого листа. Он подлежит регистрации в трудовой книжке сотрудника, поэтому она неразрывно связана с вкладышем.

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Некоторые факты

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш.

Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:
1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем; 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп; 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

  • шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине;
  • шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним;
  • шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку;
  • шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу;
  • шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным;
  • шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.

Для минимизации действий в случае допущения ошибки при заполнении бланка документа, целесообразно шаги 5 и 6 выполнить после шага 2.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку смотрите в видео

Вкладыш заполняет работодатель либо работник, у которого закончилась трудовая книжка. При его заполнении важно учитывать ряд моментов:

  1. На титульном листе указывается фактическая дата заполнения вкладыша, но не оформления трудовой книжки.
  2. Вносятся только та информация о работниках, которая является действительной на данный момент (это касается уровня образования, имени и т.д.).
  3. После того, как на титульном листе будут сделаны соответствующие записи, уполномоченный сотрудник расписывается и ставит печать работодателя.

Количество вкладышей не ограничивается на законодательном уровне, поэтому их может быть любое число. Главное условие – они должны использоваться по необходимости.

Необходимость использования вкладыша

Если все графы трудовой книжки заполнены, и места для внесения новых пометок не осталось, запрещается:

  1. Зачеркивать информацию о награждениях или поощрениях лица, вносить кроме этих сведений данные о работе.
  2. Вклеивать новые листы от бланков трудовых книжек и использовать их в качестве продолжения документа.
  3. Оформлять новую трудовую книжку.

Внимание! Внесение информации осуществляется в таком же порядке, что и при заполнении трудовой книжки.

Как только свободное место для записей закончится, потребуется оформление вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с законодательством он является единственным возможным продолжением документа (Постановление Правительства №225 от 2003 г.).

Покупка вкладыша

Любопытная информация

В случае утери или порчи работником трудовой книжки (вместе с вкладышем) расходы на выдачу вкладыша, дубликата несет сам сотрудник. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Законодательство устанавливает, что именно работодатель является тем лицом, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку. Такие бланки хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Если предприятие небольшое, и названные отделы не работают, то хранение бланков осуществляется уполномоченным на этом лицом (чаще всего – кадровиком).

Оформить вкладыш в трудовую книжку лично в 2019 году обязаны индивидуальные предприниматели. Они самостоятельно покупают бланки, причем продажа вкладышей происходит специализированными организациями, что защищает их распространение среди посторонних лиц.

Чтобы работодатель смог получить бланки, ему потребуется заключить соглашение об их поставке. Эта процедура не доверяется работникам, поскольку необходимо контактировать с организациями, обладающими лицензиями на продажу полиграфической продукции.

Непосредственно работодатель может предоставлять вкладыши работнику:

  1. На безвозмездной основе.
  2. На возмездной основе – цена вкладыша в трудовую книжку при этом уплачивается работником, но она не может быть завышена.

Если бланки оплачиваются сотрудником, то средства взимаются, либо наличными, либо путем вычета из зарплаты.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Вкладыш в трудовую книжку может быть получен только уполномоченным лицом под его роспись. Если предприятие взимает стоимость бланков с работников, то ими составляется соответствующее заявление.

Действующими нормами не устанавливается место, где требуется ставить штамп, куда подшить вкладыш и т.д. Однако получить ответы на эти вопросы можно с учетом сложившейся практики:
  1. Штамп «Выдан вкладыш», рекомендуется ставить в том месте, где он не затрагивает остальные пометки и легко читается.
  2. Отметку можно составить от руки, но рекомендуется применять в этих целях штамп.
  3. Бланки подшиваются в конце трудовой книжки, перед обложкой, несмотря на то, что удобно это делать в середине документа, где проходит прошивка.

В обязательном порядке на титульном листе вкладыша указываются реквизиты (помимо штампа). К ним относится номер бланка, дата его выдачи и серия.

Способы крепления вкладыша

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому он должен быть вшит в данный документ. Законодательство не регламентирует четких правил по способу крепления вложения в документ. На практике чаще всего скрепление производят путем вшивания вкладыша в трудовую крепкими нитями толстой иглой между последней страницей и обложкой.

Рассмотрим немного подробней, как прошить вкладыш в трудовую книжку:

  • нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек;
  • вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой;
  • в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.

Категорически запрещается:

  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой;
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы;
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Исправление ошибок во вкладыше

Исправление ошибок во вкладыше методом зачеркивания, как и в основной трудовой, не допускается. Исключение составляет корректировка сведений на титульном листе при изменении личных данных, например, при смене фамилии.

Данный случай предполагает зачеркивание неактуальных сведений и вписывание новых.

Стоит обратить особое внимание, что корректировка титульного листа вкладыша производится в точном соответствии с корректировкой заглавной страницы основной трудовой.

Если же допущена ошибка при начальном заполнении вкладыша, то порядок исправления допущенного промаха выглядит следующим образом:

  • сотрудник отдела кадров должен вынуть и уничтожить вшитый вкладыш и составить об этом специальный акт;
  • сделать запись в основной трудовой, что оттиск штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами вкладыша является недействительным;
  • внести в журнал движения трудовых книжек запись о недействительности ранее сделанной записи.

Затем лицо, ответственное за оформление трудовых, должно оформить и вшить новый вкладыш.

Источник: https://otdelkadrov.online/4853-osobennosti-obrazets-oformleniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Записи в трудовой при выдаче вкладыша

Запись в трудовой о выданном вкладыш трудовую
Перейти к контенту

– Конституционное право – Записи в трудовой при выдаче вкладыша

Завышение стоимости, указанной в накладной на приобретение бланка будет являться грубым нарушением. Можно компенсировать часть стоимости бланка, тогда сотрудник будет выплачивать его неполную стоимость.

Но этот момент нужно оформить особым приказом. При условии его оглашения, он может стать интересным и не обременительным для работодателя, маркетинговым ходом.

Оформление вкладыша: пошаговая инструкция внесения записи Вопрос о необходимости подшивки вкладыша в книжку может возникнуть:

  • у работника при трудоустройстве;
  • у кадровика;
  • у работодателя.

Чтобы понять, где взять вкладыш и кто должен его покупать, т.е. оплачивать, знайте что наличие записи в трудовой – это ответственность работодателя. Поэтому трудоустраивающемуся нет нужды проявлять беспокойство, суетливость в отношении необходимости вкладыша, а также — переживать по этому поводу.

Вкладыш в трудовую

Именно работодатель обязан внести запись в ТК, а также решить – каким образом это удобно сделать. Он может предложить варианты того, как заказать вкладыш:

  1. Выплатить стоимость бланка вкладыша по накладной наличными.
  2. Написать заявление на предоставление вкладыша в книжку.

Оба действия будут правомерными, кроме этого он может без объяснений принять трудовую книжку и подшить вкладыш, не требуя оплаты и не посвящая работника в нюансы кадровых операций.

Нужны ли заявления? Если работника попросили написать заявление на предоставление вкладыша, значит, работодатель вычтет из его заработной платы стоимость бланка.

Дело в том, что работодатель или бухгалтерия не имеют права производить вычеты из суммы заработной платы без заявления или иной письменной просьбы работника.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Важно Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости. Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша? При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша}
  • выполнение регистрационных записей}
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления.

Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия. Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

  • при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
  • при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка.

В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Правила вшивания Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа.

Штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку

Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

  1. Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
  2. Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
  3. Вшивание вкладыша в трудовую.
    Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

  • при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
  • при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Внимание

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью. Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш.

По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей. Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку? Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Потому если работник утратил его, работодателю необходимо просто потребовать от него написать объяснительную, после чего подшить новый вкладыш соответствующим образом подшитый. Несколько иначе обстоят дела с утратой трудовой книжки.

Если подобный прецедент все же произошел, работнику требуется написать соответствующее заявление работодателю с просьбой выдать дубликат.
В то же время потеря вкладыша в трудовую может стать серьезной проблемой именно для самого его владельца.

Так как станет проблематичным получить кредит в банке, загранпаспорт и визу в некоторые страны. Также велика вероятность появления сложностей с ПФР – данный внебюджетный фонд обязательно требует заверенную копию трудовой книжки и вкладышей в неё.

Документ рассматриваемого типа очень важен – юридически он приравнен непосредственно к самой трудовой.

Запись в трудовой при выдаче вкладыша

Штамп или запись — что правильно? Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп.

Что делать в таком случае? Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп.

Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит).

То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться, а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую. В комплексе должно создаваться смысловое единство всех внесённых в документ данных.

Зачастую возникают ситуации, в которых последней записью в ТК является запись о приёме на работу, а запись об увольнении уже вписана во вкладыш. Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена. Оформление Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке.

Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным. Производится оформление двумя способами:

  1. Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
  2. Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную.

Записи в трудовой о выдаче вкладыша

Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа. Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке.

  • Конституционное право
  • Предпринимательское право

Источник: http://buh-nds.ru/zapisi-v-trudovoj-pri-vydache-vkladysha/

Запись в трудовой о выданном вкладыш трудовую

Запись в трудовой о выданном вкладыш трудовую

Если закончился, то выдается ли второй? К примеру, если закончился первый вкладыш, возникает вопрос, а можно ли заводить второй вкладыш.

Учитывая, что на законодательном уровне запрета либо конкретного количества оговоренного документа не установлено, то соответственно оформлять и подшивать последующий вкладыш можно.

Если утерян, то оформляется ли дубликат? Учитывая, что вкладыш в большинстве случаев подшивается к основному документе, утеря дополнения происходит редко, но, тем не менее, случаются и подобные казусы.

В подобной ситуации кадровый работник обязан произвести выдачу дубликата вкладыша, который оформляется по аналогии дубликата книги о труде. То есть вносится либо общий стаж, либо же работник может сам посетить бывших работодателей и внести записи на основании приказов о приеме и увольнении, таким образом восстановив хронологию.

В то же время потеря вкладыша в трудовую может стать серьезной проблемой именно для самого его владельца. Так как станет проблематичным получить кредит в банке, загранпаспорт и визу в некоторые страны.

Также велика вероятность появления сложностей с ПФР – данный внебюджетный фонд обязательно требует заверенную копию трудовой книжки и вкладышей в неё.

Документ рассматриваемого типа очень важен – юридически он приравнен непосредственно к самой трудовой.

Ошибочно оформили вкладыш в трудовую книжку. что делать?

Еще одной ошибкой является внесение записи об исправлении либо изменении фамилии без заверения записи печатью, что опять же является нарушением, ведь без печати подобная запись является недействительной.

Финансовая сторона вопроса В Постановлении Правительства РФ №225 оговорен не только порядок оформления и ведения книжек о труде и вкладышей к ним, но и порядок приобретения оговоренных документов. Кто и где должен покупать? В частности, в п.

46 Постановления №225 сказано, что и книги о труде, и вкладыши приобретаются работодателем за счет предприятия в специализированной типографии, хотя допускается приобретение оговоренных бланков и за счет работника, ведь бланки есть в общей продаже в тех же магазинах канцелярских принадлежностей.

Важно

То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться, а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую. В комплексе должно создаваться смысловое единство всех внесённых в документ данных. Зачастую возникают ситуации, в которых последней записью в ТК является запись о приёме на работу, а запись об увольнении уже вписана во вкладыш.

Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена. Оформление Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке. Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см. тут как вшить вкладыш) является недействительным. Производится оформление двумя способами:

  1. Проставлением штампа: «выдан вкладыш».
  2. Внесением записи о том, что вкладыш выдан.

Оба способа идентичны. Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную.
Алгоритм заполнения заключается в следующем:

  1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
  2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
  3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
  4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
  5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Источник: http://lcbg.ru/zapis-v-trudovoj-o-vydannom-vkladysh-trudovuyu/

Что должны знать кадровики о внесении записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Запись в трудовой о выданном вкладыш трудовую

Не все трудовые, находящиеся сегодня в отделах кадров российских предприятий, имеют достаточное количество страниц.

Это связано с тем, что многие рабочие и служащие неоднократно меняют место жительства и род занятий. Когда в книжке заканчиваются страницы в одном из разделов, в нее вшивается вкладыш.

Как внести запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку и сделать это грамотно с юридической точки зрения?

Вкладыш в трудовой книжке

Если работодатель выдает сотруднику вкладыш в книжку, ему необходимо соблюдать все Правила ведения трудовых. Каждый типовый вкладыш, вшиваемый в книжку, имеет девять стандартных разворотов для раздела «Сведения о работе» и восемь разворотов для «Сведений о награждениях».

Снабдив документ дополнительными страницами, кадровики обязаны сделать запись в трудовой о выдаче вкладыша. На титульной странице книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер.

Отметка о выдаче вкладыша

В Правилах говорится о штампе.

Однако если запись о такой выдаче сделана от руки, что некоторые специалисты могут посчитать некорректным, она не будет признана недействительной, так как не каждый работодатель на момент выдачи вкладыша мог иметь этот вид штампа. Но во избежание разных бюрократических неувязок, в каждом отделе кадров данный штамп должен быть. Так гласят утвержденные правительством РФ Правила.

В них не говорится точно, с какой стороны вшивается вкладыш, и какие нитки для этого необходимо использовать. Практический опыт показывает, что кадровые работники вшивают их между последней страницей и обложкой самой книжки.

Правильное оформление

В работе со вкладышем надо быть достаточно внимательным, чтобы не допустить в нем ошибок. Его титульная страница должна дублировать следующие пункты трудовой:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • дата рождения;
  • степень образования;
  • профессия служащего согласно данных его диплома (при отсутствии дипломных данных – профессии, специализации – строка остается незаполненной);
  • дата заполнения.

На первой странице каждого вкладыша, по образцу трудовой книжки, должна стоять фамилия кадрового сотрудника, ответственного за заполнение этих документов, и его подпись. Личная подпись сотрудника, которому вшивается вкладыш, также необходима.

Порядок внесения записей

Вкладыш – это продолжение книжки, соответственно, записи в нем осуществляются в порядке возрастания.

  1. В первой графе – порядковый номер, продолжающий нумерацию последней страницы трудовой книжки.
  2. В графе № 2 отмечается дата сделанной записи.
  3. Графа № 3 предназначена для сведений о зачислении на работу, увольнении с нее или о переходе на другое место. Никакие сокращения в третьей графе недопустимы. Все слова должны быть написаны прописью.
  4. В последней, четвертой графе, делается ссылка на документ, обосновывающий правомочность данной записи. Как правило, это приказы организаций с их номерами и датой подписания руководителями. Использование сокращенных слов в этом разделе тоже запрещено. Приказы касаются как принятия на работу, так и перевода на другую должность, и увольнения.

Когда вкладыш уже выдан, на внутренней стороне обложки самой книжки делается запись с указанием его номера и серии. Эти записи должны постоянно фиксироваться, так как вкладыши могут выдаваться неоднократно.

Заранее делать подобные записи не рекомендуется, поскольку в самом вкладыше может быть допущена ошибка при заполнении, и тогда его придется уничтожать. А вот места для нового штампа на обложке трудовой книжки может не хватить.

Вшивание документа

После оформления вкладыша нужно незамедлительно сделать запись в журнал выдачи трудовых с указанием его номера и серии. Инструкция по заполнению трудовых книжек гласит, что вкладыши должны быть вшитыми, но ни один документ не дает советов, как это сделать. Поэтому кадровики на предприятиях делают все по собственному усмотрению.

Особые указания

При работе со вкладышами надо быть предельно внимательным, так как страницы со сведениями о работе плавно переходят в раздел о награждениях.

Правила по ведению трудовых запрещают всякие зачеркивания в них. При обнаружении неверной записи, в следующей чистой строке под соответствующим порядковым номером, необходимо сделать пометку, что запись ошибочна.

Место для записи о выдаче вкладыша

Многих начальников отделов кадров интересует вопрос, где в книжке ставится запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку? Конкретного ответа ни в одном государственном документе на этот вопрос нет. Но кадровики, постоянно контактирующие между собой, ставят необходимые штампы в правом верхнем углу на титульном листе трудовых.

В 2004 году изменились бланки книжек. Однако люди, чей трудовой стаж начался задолго до этой даты, продолжают пользоваться старыми образцами, которые по сегодняшний день считаются действительными.

Дубликат трудовой книжки – когда он нужен?

В жизни бывают различные ситуации. Никто не застрахован от потери или кражи своей трудовой. В таком случае рабочий или служащий должен написать заявление на получение дубликата. Дубликаты выдаются гражданам на основании представленных справок с прежних мест работы. Но на титульном листе новой книжки в верхнем углу, справа, должно быть написано слово «дубликат».

Правила оформления дубликатов остаются теми же, что и при заполнении основных трудовых книжек, однако в графе № 4 информация о приказах никакими подписями или печатями не заверяется. Со справок с предыдущих мест работы, предоставленных человеком, утратившим свою трудовую, снимаются копии, остающиеся в ОК, а оригиналы возвращаются владельцу.

Подсчет непрерывного трудового стажа производится согласно соответствующим Правилам, которые были утверждены еще Советом Министров СССР в 1973 году.

Почему важно самому проверять правильность записи

Работа в отделах кадрах, которая со стороны кажется не столь важной и существенной, на самом деле очень ответственный участок. Каждый инспектор, занимающийся внесением данных в трудовые книжки, должен быть буквоедом и бюрократом, так как от всякой его записи зависит стаж каждого работника.

Никому не будет приятно, если из-за ротозейства или неправильной записи невнимательного кадровика будет потеряно несколько месяцев или лет трудовой деятельности.

И человеку придется впоследствии писать запрос за запросом, обивать пороги различных учреждений, где ему когда-либо довелось работать, чтоб получить подтверждения о своем не прерывавшемся стаже.

Оформление пенсии – это очень долгий и трудоемкий процесс. Но, чтобы ее сумма оказалось чуть-чуть больше, все записи в трудовых должны соответствовать тому, что было на самом деле. Поэтому каждому владельцу книжки в его трудоспособные годы нельзя безразлично относиться к этому наиважнейшему документу, где фиксируется трудовая деятельность.

При увольнениях, при переходе на новые места работы надо самому внимательно просматривать уже имеющиеся записи в своих трудовых книжках. Если что-то вызывает сомнение, следует незамедлительно обращаться к специалистам: юристам или опытным кадровикам, чтобы сразу, по горячим следам, устранить какие-либо недочеты с неточностями.

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/chto-dolzhny-znat-kadroviki-o-vnesenii-zapisi-o-vydache-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku.html

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку — образец

Запись в трудовой о выданном вкладыш трудовую

/ Кадры / Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи

«Образец записи — выдан вкладыш в трудовую книжку » — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметканеобходима, когда кончается свободное место в графах книжки. Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться.

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку?

Обязанность работодателя заполнять трудовые книжки работников, которые трудятся у него дольше 5 дней, установлена ст. 66 ТК РФ. В книжке указываются следующие основные данные работника:

  • его место работы и должность;
  • дата приема на работу;
  • дата перевода на другое место;
  • дата и причина увольнения;
  • сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Форма вкладыша и порядок, в котором он должен вестись, установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила), утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В п. 39 этих Правил сказано, что в ситуациях, когда к книжке выдается вкладыш, полагается делать соответствующую отметку об этом в самой трудовой.

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Таким образом, можно сделать следующий вывод: о том, что к трудовой выдан дополнительный документ — вкладыш, должны свидетельствовать минимум 3 записи:

  1. В трудовой книжке (ставится штамп с надписью, говорящей о выдаче, и пустыми полями, в которые затем вписываются реквизиты). При этом ни Правилами, ни Инструкцией не установлено, где конкретно он проставляется. На практике он ставится либо на титульном листе (так, чтобы не закрывал собой сведения, касающиеся работника), либо на внутренней стороне обложки (этот вариант используется реже).
  2. В приходно-расходной книге.
  3. В книге учета движения.

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец. где можно получить штамп?

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону.

Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер).

Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) Это быстро и бесплатно!

Получить штамп организация может одним из следующих способов:

  1. Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки. Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.
  2. Купить готовый. В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.
  3. Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.

Для того чтобы штамп был действительным, он должен быть заполнен. Заполнение его производится посредством указания реквизитов вкладыша, которые включают индивидуальный номер и серию выпуска. Номер имеет 7 цифр, серии же различаются в зависимости от времени, когда был изготовлен бланк.

Так, все вкладыши, изготовленные после 2010 года, имеют серию «ВТ-I», ранее была серия «ВТ», до 2003 года — серии «АТ» с римскими цифрами от I до IV. Самая старая из них, серия «АТ-I», была начата еще при СССР в 1974 году.

Таким образом, штамп с заполненными графами будет выглядеть примерно следующим образом: «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-I № 8124855».

Штамп или запись — что правильно?

Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп. Что делать в таком случае?

Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп.

Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит).

При обнаружении этого (например, при увольнении), работнику следует немедленно потребовать от кадровиков поставить именно штамп — в противном случае при устройстве на новое место могут возникнуть проблемы.

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки.

Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия.

Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее.

Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша>
  • выполнение регистрационных записей>
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)>
  • дата рождения>
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша>
  • подпись работника>
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя.

Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер.

В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

Источник: http://pravostoriya.ru/zapis-o-vydache-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku-obrazets/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.